Rechnungen scannen und zur Freigabe senden
Zur Nutzung der Zahlungsfreigabefunktion müssen die Zusatzmodule Benutzerverwaltung und Freigabecenter erworben und aktiviert werden und die betreffenden Mitarbeiter als Freigabeberechtigte angelegt werden.
Nach erfolgter Erfassung der eingescannten Rechnung in der Erfassungsmaske können Sie in der Spalte "Freigabeberechtigte(r)" mit einem Klick auf den rechten Pfeil über das Auswahlfenster den oder die Mitarbeiter zur Freigabe auswählen. Setzen Sie den Haken vor den/die gewünschte/n Freigabeberechtige/n und bestätigen Sie die Auswahl über den grünen Button "Bestätigen".
Die ausgewählten Personen werden Ihnen in der Auswahlliste angezeigt, über den Löschbutton können Sie Ihre getroffene Auswahl wieder rückgängig machen.
Nun können Sie die Rechnung wie gewohnt abspeichern.
Nach dem Abspeichern erhält der Freigabeberechtigte automatisch eine E-Mail mit Hinweis auf die freizugebende Rechnung und kann sich direkt über den Link im Webclient anmelden.
Nach Einrichtung des Freigabecenters in den Optionen und der Benutzerverwaltung, empfiehlt es sich, die Ansicht in der ZV Liste um diese Spalte zu erweitern.
(1) Dazu wird der Filterflyout und der Einrichtungsbutton aktiviert
(2) und in der Auswahl die Datenspalte "Freigabe" ausgewählt.
Bild Fehlende Freigaben ZV 1 : Dropbox/Fibuscan Handbuch/Bilder/Freigabecenter
In der Zahlungsvorschlagsliste (ZV) gibt es nun eine zusätzliche Spalte "Freigabe", dort wird Ihnen der Betrag angezeigt, wenn die Rechnung bereits freigegeben wurde. Auch Teilbeträge werden Ihnen zur Zahlung vorgeschlagen und können wie gewohnt gezahlt werden. Solange die Rechnung noch nicht freigegeben ist, wird diese mit einem Hinweis "Fehlende Freigaben" ausgeblendet.
Belege mit bereits gezahlten Teilbeträgen werden mit einem €-Symbol gekennzeichnet, als Hinweis, für künftige Zahlvorschläge, dass zu betreffender Rechnung bereits Zahlungen erfolgten.
Wenn mit der Rechnung im Freigabecenter eine Notiz abgespeichert wurde, z.B. die Begründung für eine Teilzahlung, wird Ihnen diese nun in der ZV mit dem bekannten "i" vor der Rechnung angezeigt.
Durch einen Klick auf das "F" in der Rechnungsposition können Sie sich den Hinweis (1) anzeigen lassen.
Zudem haben Sie in dieser Option die Möglichkeit, weitere Mitarbeiter zur Freigabe hinzuzufügen (2) oder bereits ausgewählte Mitarbeiter zu löschen (3).
Mit dem "F" Filterbutton können Sie die bereits gelöschten User, die einen Freigaben-Eintrag hatten und gelöscht worden, ansehen.
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Bitte Beachten:
Sollten Sie eine Rechnung in FIBUscan geändert werden (Betrag, RE Nummer oder Datum) sollte die Freigabe über den F Button gelöscht und erneut gesendet werden da die Werte in Webclient nicht aktualisiert werden.
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In machen Fällen ist es notwendig, eine Rechnung über FIBUscan direkt freizugeben.
Dieser Vorgang kann nur von einem Benutzer, der das Recht "Freigaben über FIBUscan" hat, durchgeführt werden.
Wählen Sie sich zuerst einen Benutzer (2) aus und klicken anschließend auf das Pluszeichen. Der Eintrag wird erzeugt und der Betrag automatisch hinzugefügt. Sie können hier selbsverständlich auch eine Bemerkung hinzufügen.
