Import per E-Mail

 

ACHTUNG! Bitte lassen Sie sich die eingehenden Kreditorenrechnungen per E-Mail an Ihren E-Mail-Account senden, und leiten Sie diese von dort aus weiter an die in FIBUscan installierte Rechnungseingangsadresse.

 

1. Öffnen Sie den Cloud-Manager mit einem Klick auf das Symbol. Die Zahl zeigt die im Cloudmanager insgesamt vorliegende Anzahl der nicht erfassten Belege.

2. Der Bereich "E-Mail" ist aktiv (grün unterlegt).

3. Wählen Sie die zuimportierenden Dokumente, indem Sie sie mit einem Haken markieren, oder markieren Sie in der Kopfzeile alle angezeigten E-Mails zum Speichern.

In der Spalte "Belegkreis" können Sie jeden einzelnen Beleg innerhalb des Cloudmanager bereits dem korrekten Belegkreis per drop-Down-Menü zuordnen,

sofern dies z.B. bei der Erfassung per App noch nicht geschehen ist.

 

 

 

4. Legen Sie vor dem Import des/der Belege/s fest, in welchem Konto, bzw. in welchem Belegkreis die betreffenden Belege zu erassen sind. Klicken Sie dazu in der Spalte Belegkreis auf den Dropdownbutton.

    Die in FIBUscan angelegten Belegkreise und Konten werden als Liste zur Auswahl angezeigt.

5. Starten Sie den Import-Vorgang durch Aktivierung des Button "nur Anlagen" und mit einem Klick auf das Speichern- oder auf das Plus-Symbol.

      - Mit einem Klick auf dem Speichern-Button werden nur die Anhangdateien importiert. Der Beleganhang liegt innerhalb der zur E-Mail zugehörigen Dateien

      - Mit einem Klick auf dem PLUS-Button wird die E-Mail und der Beleganhang als zwei separate Dateien importiert.

     Der programmtechnisch bevorzugte Weg ist die Voruswahl per Button "nur Anlagen" vorzunehmen und diese Datei per Speicherbutton in die Thumpnailliste zu übernehmen.

     Dadurch erreichen Sie, dass Sie nur den Beleganhang als relevante Datei importieren und die E-Mail, sofern Sie diese nicht anderweitig benötigen, für die Belegerfassung ignorieren.

6. Die Dokumente erscheinen nun in der Erfassungsleiste. Entsprechend der gewählten Art des Importes nach Punkt 5 wird die gesamte E-Mail erfasst. Die Einzeldokumente wären im Belegviewer aufzurufen.

    Die Anhänge werden durch eine OCR-Programmierung ausgelesen, sofern diese per Lizenzkauf aktiviert wurde.

7. Die im Dokument gespeicherten einzelnen Dateien liegen zur Erfassung im Belegviewer vor und sind