Zeiterfassung Einrichten
Zur Nutzung der Zeiterfassung sind umfangreichere Vorbereitungen notwendig, die sich von Unternehmen zu Unternehmen und in Bezug auf die Auswertung voneinander unterscheiden können.
Bitte nehmen Sie zur Einrichtung der Zeiterfassung/-auswertung und des Urlaubsplaners mit unseren Supportmitarbeitern Rücksprache.
A) Erfassung der betreffenden Mitarbeiter
(1) - Bitte legen Sie alle zu erfassende Mitarbeiter als Benutzer an und vergeben Sie denen die Rechte, wie im folgenden Text dargestellt.
Die Erfassung der Mobilfunknummer ist notwendig, wenn die Zeiterfassung per Smartphone ermöglicht werden soll, z.B. bei Montagearbeitern.
In dem Reiter zur Zeiterfassung erfassen Sie die genauen Befugnisse der einzelnen Mitarbeiter, die sich vom normalen Angestellten zum Teamleiter/Büroleiter voneinander unterscheiden.
(2) - Das Recht zum Checkin-Checkout sollte allen Mitarbeitern, deren Arbeitszeitabrechnung hierüber erfasst werden soll, gegeben werden.
(3) - Mitarbeiterwechsel beinhaltet die Funktion zu einem Eintrag in der Zeiterfassung den betreffenden Mitarbeiter zu wechseln.
Dies ist eine Funktion, welche den Administratoren oder Gruppenleitern vorbehalten sein sollte
(4) - Zeitüberschneidung wird benötigt, wenn die Bearbeitung mehrerer Projekte oder Kundenabrechnungen betroffen sind. Je nach Bedarf ist diese Funktion dem betreffenden Mitarbeiter einzuräumen.
(5) - "Einträge Vorausgefüllt" ist eine Funktion die den Mitarbeitern zur schnelleren Erfassung der Zeiträume einzuräumen ist. Es werden dann die jeweils letzterfassten Kunden, Projekte und Aktivitäten wieder vorbelegt.
(6) - Zeit Ändern in FIBUscan ist eine Funktion, die den Administratoren Gruppenleitern vorbehalten sind zur nachträglichen Abstimmung der Zeiterfassung und ggf. Abrechnung gegenüber Kunden.
(7) - (9) Tätigkeit hinzufügen / löschen / ändern, sind eine administrative Befugnisse, die ebenfalls ausschließlich den Programmadministratoren gegeben sein sollten.
Hier werden die zuerfassenden Tätigkeiten definiert vorbelegt und
Für die Mitarbeiter, welche ausschließlich für die Zeiterfassung angelegt wurden und keinen Zugriff auf die Buchhaltungsdaten haben sollen, sollten die Programmoptionen entsprechend aktiviert bekommen.
Im vorliegenden beispiel ist die Funktion Urlaubsplaner ebenfalls aktiviert, da diese Funktion häufig parallel zur Zeiterfassung eingerichtet wird.
B) Um die Zeitabrechnung auch der Projektabrechnung zuweisen zu können, ist es notwendig, diese anzulegen.
Für die Anlage der Projekte orientieren Sie sich bitte an dem betreffenden Abschnitt des Handbuches, siehe hier, und hier.