Bereinigung mehrfacher  Stammdatensätze

 

Bei Erfassung der E-Rechnungen werden die Rechnungsdaten und damit auch die Stammdaten durch den Rechnungslegenden/Lieferanten festgelegt.

 Dies kann dazu führen, dass die Rechnungen nicht den bereits bestehenden Stammdatensätzen zugeordnet werden, und zudem für den gleichen Geschäftspartner ein weiterer Stammdatensatz angelegt wird.

 

Daher sollte regelmäßig der Stammdatenbestand auf Datendoppel hin überprüft und entsprechend bereinigt werden.

 

Neben der Validierung der E-Rechnung, welche programmseits bereits vorgenommen wird, ist zu prüfen, ob die vom Lieferanten gesendeten Daten auch

 - der Form entsprechen, z.B. bei IBAN und USt.-ID,

 - Den getroffenen Zahlungskonditionen, den Vertragsvereinbarungen mit dem Lieferanten, z.B. dass der Skontobetrag, und die vereinbarten Zahlfristen korrekt erfasst werden.

Da diese Daten der Validierung nicht widersprechen, und aber künftig die Abrechnung der Lieferungen und Leistungen bestimmt, ist es wichtig, diese Daten regelmäßig zu prüfen,

 und das Ergebnis mit dem Lieferanten zu kommunizieren.

 

Liegen doppelte Datensätze vor empfehlen wir, diese auf den Datensatz, der durch den E-Rechnungsimport entstanden ist zu verschmelzen.

 Bei gleichlautenden Bezeichnungen beider Datensätze empfehlen wir einen der Beiden so zu ändern, dass diese sich voneinander unterscheiden lassen, z.B. durch einen vorangestellten Buchstaben.

 

(1) - Notieren Sie sich die Fibu Nummer des zu verschmelzenden Datensatzes, d.h. des ursprünglichen Datensatzes, und übertragen Sie diesen in den beizubehaltenden Stammdatensatz.

(2) - Klicken Sie auf den Stammdatenbutton "S" in der Bearbeitungszeile, und es öffnet sich das PopUp Feld mit den bis dato erfassten Stammdaten.

(3) - schließen Sie alle Datenbereiche , außer "Funktionen".

(4) - Hier können Sie die Datensätze miteinander verschmelzen. Tragen Sie dazu die Bezeichnung in das Suchfenster, es werden alle Datensätze des Belegkreises ausgefiltert, bis nur noch die zu verschmelzenden Datensätze verbleiben.

Markieren Sie den Datensatz, auf welchen verschmolzen werden soll, d.h. welcher im Anschluss bestehen bleiben soll.

(5) - Klicken Sie auf das Feld "Verschmelzen" und es erscheint hinter dem Popup Feld das Hinweisfeld, dass die Verschmelzung nicht mehr Rückgängig zu machen ist.

 

Wiederholen Sie den Vorgang, bis alle zu verschmelzenden Datensätze bearbeitet wurden und Starten Sie nachfolgend das Programm neu.

Sollten Sie, wie oberhalb der Grafik angesprochen, die Bezeichnung des aktiven Stammdatensatzes geändert haben, korrigieren Sie diese Änderung  bitte wieder.

Die Umbuchungen werden per Konto Verrechnung und dem Belegkreis Umbuchung an die Finanzbuchhaltung übertragen.