Im Gegensatz zu Eingangsrechnungen, haben Ausgangsrechnungen in der Regel ein gleiches Format (bzw. wenige) für die eine "Schablone(n)" erstellt wird.

 

Diese Schablonen erstellen Sie in den "Optionen" unter dem Punkt "Ausgangsrechnungen".

Um eine Schablone zu erstellen, scannen Sie zuvor eine Ihrer Ausgangsrechnungen ein, oder importieren Sie wie schon beschrieben ein PDF.

 

 

 

Sollten Sie mehr als einen Rechnungstyp haben, können Sie durch Umbennenen und Erstellen eine weitere Schablone anlegen.

 

Hier bringen wir dem Programm bei, wie es Ihre Ausgangsrechnungen künftig zu lesen hat, d.h. wonach die Texterkennung künftig was, wo auf Ihrem Rechnungsformular exakt finden soll.

 

Unter den jeweiligen Suchbegriffen geben Sie nun ein wie die exakten Formulierungen auf der Rechnung lauten. Die OCR-Texterkennung wird später in von Ihnen definierten Bereichen nach diesen Begriffe suchen und die entsprechenden Informationen identifizieren.

 

Rechnungsnummer          "RG", "Rechnungs-Nr"

Kundennummer                "Kunde", "Kunden-Nr.", "Mandant"

Datum                               "Datum"

Betrag                               "Summe", "Gesamt"

 

In der Fehlertoleranz können Sie die Anzahl (z.B. "2") der möglichen Fehler in diesem Begriff festlegen. Die OCR-Texterkennung wird also auch dann noch diesen Begriff als Position für die Rechnungsnummer finden, wenn dort beispielsweise zwei Fehler enthalten wären und Sie diese eingestellt haben. Diese Fehlertoleranz ist insbesondere bei gescannten Belegen wichtig, da beispielsweise durch unsauberes, geknicktes oder schwach bedrucktes Papier die OCR-Texterkennung die Bezeichnung nicht korrekt ermitteln kann. Bei einem PDF Import besteht dieses Risiko nicht.

 

Als weitere Einschränkung können Sie einen Bereich auswählen bzw. definieren, der nur für die Ermittlung der Rechnungsnummer in Betracht kommen soll. Ein solcher Bereich ist hilfreich, wenn sich beispielsweise die Rechnungsnummer immer an derselben Position befindet oder der eingetragene Begriff mehrfach auf dem Dokument vorkommt. Rahmen Sie diesen Bereich gegebenenfalls großzügig ein. Sollte überhaupt keine Bezeichnung für die Rechnungsnummer vorhanden sein, so wird die längste Nummer innerhalb des gezogenen Rahmens gewählt.

 

Den Rahmen auf der Rechnung setzen Sie indem Sie den zu definierenden Bereich (Rechnungsnummer, Kundennummer, Datum, Betrag) markieren (grau hinterlegt) und anschließend auf den Belegviewer (Belegbild) wechseln, die Funktion Rahmen setzen unter (nn) aktivieren und dann auf dem Rechnungsformular festlegen.

 

Einen Rechnungsabschluss benötigen Sie in der Regel nicht.

 

Speichern Sie Ihre Angaben über .

 

Um zu prüfen, ob die Schablone korrekt funktioniert klicken Sie bitte den Testbutton .  Die OCR-Texterkennung wird nun den Beleg erneut auslesen und das Ergebnis anzeigen.

 

 

Nach Anlage der entsprechenden Schablone(n) gehen Sie nun wieder über "Bearbeiten" im Navigationsbereich in den Buchungskreis "Kunden" um Ihre Ausgangsrechnungen entsprechend zu bearbeiten!