Kontierung Onlinehandelschnittstelle
Es sind keine Spezialkenntnisse seitens des Onlinehändlers nötig, große Mengen an Datensätzen werden automatisiert bearbeitet.
Die Schnittstelle funktioniert als Team
Der Onlinehändler bereitet seine FIBU „buchhaltungsfähig“ vor, um geringstmöglichen Buchhaltungsaufwand zu produzieren. Der Buchhalter vervollständigt lediglich die Daten für eine Kontierung. Unser Motto: Mache niemals etwas doppelt, wenn es ein Anderer schon gemacht hat.
Die Buchungsvorbereitung des Onlinehändlers
1. Schritt: Es werden die Ausgangsrechnungsdaten und die Zahlungsdaten als Datei oder über API Schnittstellen importiert.
2. Schritt: Die Schnittstelle analysiert die Daten auf Vollständigkeit und ordnet die Zahlung der Rechnung zu.
3. Schritt: Die Schnittstelle meldet Differenzen, welche vom Onlinehändler einfach behoben werden können, da sich diese aus seinem Verkaufs- oder Bezahlprozess ergeben haben. Bezahlte Eingangsrechnungen kann der Onlinehändler direkt an die Zahlung „kleben“.
Fertig: Die Schnittstelle gibt grünes Licht, wenn alle Abweichungen geklärt sind und stellt diese dem Berater zur Verbuchung bereit.
Erstellung der Buchhaltung durch den Steuerberater mit der Onlineschnittstelle
Der Buchhalter erhält über die Schnittstelle eine vorbereitete und somit finale Buchungsliste, zusammengefasst für jeweils einen steuerlichen Sachverhalt.
Beispiel:
Der Onlinehändler hat im Monat 15.000 Orders / Ausgangsrechnungen an deutsche Endkunden gestellt und weitere 5.000 Orders an Endkunden in GB. Aus 20.000 Einzelbuchungen werden zwei Buchungen mit jeweils einem angehängten Buchungsbeleg erstellt, der alle nötigen Informationen inkl. der Zahlungsweise und den Verweis auf die Zahlung enthält. Es entstehen keine unübersichtlichen Einmal-Debitoren in der OP-Liste.
Ihre Vorteile:
80 % Zeitersparnis - Sie erhalten vom Onlinehändler nur die bereinigten Datensätze und die üblichen Rückfragen entfallen. Durch die Komprimierung der Buchungen bleibt die Buchhaltung übersichtlich und transparent. Alle Zahlsysteme sind automatisch abgestimmt. Es gibt kein aufwändig abzustimmendes Klärungskonto
GoBD-konforme Buchhaltung – eine Herausforderung im Onlinehandel. Sichere Verbuchung durch Zuordnung von Zahlungen zu Rechnungen, selbst bei Tausenden von Debitoren monatlich.
Das BMF fordert: Die Zuweisung von jeder Zahlung zu jeder Rechnung muss für einen sachverständigen Dritten nachvollziehbar sein. (siehe BMF: IV A 4 – S 0316/19/10003 :001).
Eine ZM für Geschäfte mit dem Ausland und innergemeinschaftliche Geschäfte kann allein aus der Buchung der Daten mit Hilfe des Onlinetools oder aus diesem nicht immer erstellt werden. Dies ist nur bei Export der Daten in das Buchhaltungsprogramm STOTAX möglich. ABER es ist mit Hilfe der Erfassungstabelle im Onlinehandel-Tool über eine Excel Auswertung möglich, die Daten für die ZM zu ermitteln.
Wechselkurse - Wechselkurse zieht sich die Schnittstelle zum benötigten Tageskurs automatisch für alle Währungen und fügt diese auch später im Buchungsbeleg nachvollziehbar ein.
Treffertypen
Als Buchhalter/Steuerberater werden Sie mit den Ihren Mandanten vorliegenden Treffertypen nichts zu tun haben, aber deren korrekte Bearbeitung ist die Voraussetzung für die korrekte Buchung der betreffenden Datensätze. Hieraus ergeben sich z. B. die Zuordnung zu den eingerichteten Debitorenkonten/Verrechnungskonten.
Die Treffertypen kann der Mandant innerhalb der Bearbeitung im Webclient erweitern, und sie können nachfolgend in gemeinsamer Absprache verändert werden, sofern Ihnen als buchhalterischer/steuerlicher Berater andere Zuordnungen passender erscheinen, daher hier nur die von uns vorgeschagenen Treffertypen.
Die vom Mandanten individuell/händisch getroffenen Zuordnungen von Zahlungsbewegungen zu Belegbuchungen werden nicht über einen separaten Treffertyp, sondern über die Funktion "Manueller Ausgleich" erfasst, und sind den "Ausgeglichenen Posten" entsprechend zu buchen.
- Abweichende Kundenzahlung (Abw.Kd.Zhlg.) betrifft Buchungen, bei denen aus diversen Gründen die Kundenzahlungen vom Betrag der erstellten Rechnungen abweicht. Gründe können sein, Abweichungen von Skontenvereinbarungen, Verkürzung wegen Lieferverzögerung usw.
- Bankausgleich betrifft Bankbuchungendie sich im Betrag gegenseitig ausgleichen.
- Bar betrifft Belegbuchungen, die gegen Barzahlungen in der Kasse ausgeglichen wurden. Für diese Buchung wird ein Verrechnungskonto angelegt. Nach Beendigung der Bearbeitung im Onlinetool wird die Kassenbewegung gegen diesen Debitor/Verrechnungskonto gebucht, wobei jeder Posten in der Kasse gegen den Sammelposten auf dem Verrechnungskonto erfasst wird. Bei mehreren Kassen (ggf. in unterschiedlichen Filialen) können mehrere Debitoren/Verrechnungskonten angelegt werden.
- Eingangsrechnungen betrifft Bankbuchungen, welche im Regelfall im Onlinetool nicht erfasst werden, da sie Geschäftsfälle betreffen, die mit dem Onlinehandel bestenfalls vermittelt zu tun haben. Diese Buchungen werden ebenfalls über das Onlinehandelstool nicht erfasst, sondern in der betreffenden Bank gegen die erfassten Belege gebucht. Diese Buchungen entstehen, wenn vor der Bearbeitung im Onlinehandel die Vorbereitungen in der Bank nicht vollständig abgeschlossen sind. ACHTUNG! Bitte hier darauf achten, dass während der Bearbeitung des Mandanten im Onlinehandel keine Bankabstimmung parallel abläuft.
- Fehlende AR betrifft Bankbewegungen, zu denen (noch) keine Ausgangsrechnung erstellt wurden. Dies betrifft oft Bankbewegungen am Ende der Abrechnungsperiode, wenn Zahlungen zu Besellungen eingegangen sind, deren Belege aber erst im folgenden Abrechnungszeitraum erstellt werden.
- Fehlende GS betreffen Vorgänge, in denen zu Rücksendungen bereits auch Rückzahlungen erfolgten. Aber während zur Sendung und Zahlung ein entsprechender Beleg(AR) erstellt wurde, fehlt der zur Rücksendung/Rückzahlung gehörende Stornobeleg, sprich die Gutschrift.
- Nicht Buchen betrifft Geschäftsfälle, die in den betreffenden Zahlportalen Umsatzveränderungen hervorriefen, welche aber nichts mit dem Onlinehandel zu tun haben. Diese Vorgänge bleiben im Onlinehandel unberücksichtigt, und die Beträge stehen im Bankkonto zur nachfolgenden Bearbeitung wieder zur Verfügung.
- Sonstige Klärung betreffen Geschäftsfälle, in denen der Mandant keine sinnvolle Zuordnung zu anderen Treffertypen finden kann. Dieser Treffertyp benötigt in jedem Fall entweder die Erfassung einer zusätzlichen Information oder weiterer Unterlagen über den Mandantentalk, oder nachfolgende Rücksprache mit dem Buchhaltungs-/Steurtberatungsbüro. Diesen Treffertyp gilt es weitgehend zu vermeiden, da dessen Bearbeitung im Nachgang oft noch komplizierter ist, als die sofortige Abstimmung und Klärung des Geschäftsfalles.
- Vormonat betrifft Vorgänge zu Beginn der Bearbeitung des Onlinehandel über FIBUscan und im Webclient. Hierbei werden aktuelle Zahlungen zu Rechnungen und aktuelle Rechnungen zu Zahlungen aus dem Zeitraum vor Beginn der Bearbeitung erfasst. Der Ausgleich dieser Beträge innerhalb des Bearbeitungszeitraumes und der folgenden Monate ist nicht gegeben. Diese Posten bestehen auch nur in den Anfangsmonaten der Bearbeitung und verschwinden innerhalb der ersten Monat vollständig, abhängig davon, welche Zahlfristen vom Mandanten gegenüber seinen Kunden gewährt werden. In FIBUscan sind diese Posten in Abstimmung mit der Buchhaltung nachfolgend aufzulösen/zu löschen, wenn die Zahlungen des aktuellen Abrechnungszeitraumes den Belegen des vorherigen Zeitraumes zugeordnet wurden.
DieserTreffertyp korelliert nicht mit dem Treffertyp Überhang, und behandelt völlig verschiedene Geschäftsfälle.
- Währungsabweichungen entstehen bei Differenzen im Wechselkurs zwischen dem Datum der Zahlung und dem Datum der Rechnungslegung bei der Abrechnung in Drittwährung.
- Überhang betrifft Geschäftsfälle deren Zahlungen ausstehen, bzw. Zahlungen deren Rechnungserstellung im Folgemonat geschehen.
