Einstellungen nach der Mandanteneinrichtung
Erste Schritte
1. Importieren Sie die Stammdaten (Debitoren und Kreditoren).
Bitte Importieren Sie bei bereits bestehender Buchhaltung der in FIBUscan neu angelegten Mandantschaft die Stammdaten aus der Kanzleisoftware vor Erfassung der ersten Belege in FIBUscan. Der Import der Stammdaten wird hier beschrieben.
Beim Speichern einer Rechnung eines neuen Kunden/Lieferanten vergibt FIBUscan automatisch eine Fibu-Nummer. Dies ist die Debitoren- bzw. Kreditorennummer, unter welcher die Daten später an Ihre Finanzbuchhaltung exportiert werden. Stammdaten bestehender Kunden/Lieferanten werden bei der Belegerfassung übernommen.
Die Fibu-Nummern werden fortlaufend angelegt.
Jede Fibu-Nummer wird nur ein einziges Mal vergeben, auch im Falle, dass Sie einen Kunden/Lieferanten löschen. Überspringen Sie mehrere Nummern, setzt FIBUscan zur Vergabe der nächsten FiBu Nummer bei der höchsten bereits vergebenen Nummer wieder ein.
Sie können die von FIBUscan vergebenen Fibu-Nummern jederzeit im Stammdatensatz des Kunden/Lieferanten ändern.
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Bitte beachten Sie!
Dies hat Auswirkungen auf Ihr Finanzbuchhaltungsprogramm.
Besprechen Sie Änderungen in den Stammdaten im Vorfeld mit Ihrem Buchhaltungs-/Steuerberatungsbüro.
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Wir empfehlen daher folgende Schritte vor der ersten Belegbearbeitung vorzunehmen, wenn Sie z.B. mit einem Steuerberater/Buchhaltungsbüro
zusammenarbeiten bzw. die Daten Ihrer bestehenden Finanzbuchhaltung übernehmen möchten.
C:\Users\arnold\Dropbox\FIBUscan Handbuch\Bilder\Optionen\Personenstammdaten/Kontennummerwechsel.jpg
Die Änderungen/Korrekturen können Sie entweder unmittelbar in dertabellarischen Aufstellung der Personenkontenin den Optionen vornehmen. Die Einrichtung der Personenkontentabelle finden Sie hier
(1) Sie klicken in der Spalte Fibu per Doppelklick auf die bestehende Konttennummer und tragen die neue Kontennummer ein.
(2) Oder Sie öffnen den Stammdatensatz des Personenkontos, welcher sich in jedem Belegdatensatz in der Erfassungsansicht und in der ZV aktivieren lässt,
(3) und nehmen die Umstellung im Feld "Sonstiges" vor.
(4) Speichern Sie die Änderungen!
2. Importieren Sie die OP-Listen Ihrer Kunden und Lieferanten - Der OPOS Import wird hier beschrieben.
Bevor Sie die ersten Buchungen kontieren, sollten Sie folgende Punkte einrichten:
3. Im Bereich Optionen /Allgemein /Buchhaltung Funktionen muss die Einrichtung vervollständigt werden:
1. Wählen Sie für den Mandanten den benötigten Sachkontenrahmen aus - Per default ist der SKR3 eingestellt.
2. Sie können einen individuellen Sachkontenrahmen importieren, indem Sie das Häkchen bei "Individuell" setzen und mit dem Importbutton den individuellen Sachkontenrahmen importieren - hier beschrieben.
Kontenerweiterung - Sollten Sie eine Kontoerweiterung (6, 7 stellige Personenkonten, oder größer) benötigen, ist das in FIBUscan auch möglich.
Die Einrichtung der Kontoerweiterung ist nur über unseren Support möglich. Sie senden bitte eine Mail an support@fibudata.net, für welchen FIBUscan Mandanten Sie die Kontoerweiterung benötigen und wie diese eingerichtet werden soll, z.B.:
Sachkonten: 6-stellig
Personenkonten: 7-stellig
Sollten Sie schon 5-stellige Debitoren und Kreditoren schon in FIBUscan importiert haben, bekommen diese bei der Kontoerweiterung eine oder mehrere Nullen hinter der aktuellen Nummer hinzugefügt. Die erweiterten Sachkonten müssen Sie dann über den individuellen Kontenrahmen importieren.
3. Hier wird die Madantennummer aus Ihrem FIBU Programm, d.h. Ihrer Kanzleisoftware angezeigt. Diese haben Sie ebenfalls in der Mandantenverwaltung beim Einrichten des Mandanten eingegeben.
4. Buchhalter - Hier können Sie den Kürzel des zuständigen Buchhalters eingeben um im Startfenster nur die Mandanten des Buchhalters zu sehen.
5. Buchhaltungtyp: Auswahl des Buchhaltungtypen für den Mandanten: Monatlich, Quartal oder Jährlich - Notwendig für die Buchhaltungsfreigabe durch den Mandant - hier beschrieben
6. Auswahl des Buchungsdatum: Rechnungsdatum oder Eingang-/Leistungsdatum - Das Lieferdatum aus Faktura wird als Leistungsdatum / Buchungsdatum in der Kontierung ausgewählt!
7. Leistungsdatum exportieren - Über die DATEV Schnittstelle wird das Leistungsdatum exportiert (dieses muss bei Buchung des Beleges manuell eingegeben werden).
8. E-Commerce Optionen werden bei Einrichung von Onlinehändler in Abstimmung mit dem FIBUdata Support erfasst.
9. Die Beraternummer entnehmen Sie bitte ebenfalls Daten der Mandantenverwaltung (siehe Punkt(3))
10. Abw.Mand.-Nr. werden erfasst, wenn z.B. die Lohnbuchhaltung des einzurichtenden Mandanten als weiterer Mandant bei Ihnen angelegt wurde.
11. Speichern Sie die zuvor eingerichteten Funktionen mit dem Speichern Button.
4. Ergänzen Sie die Sachkonten für die Bankkonten, Kasse und sonstige Belegkreise
Wählen Sie im Bereich Optionen / Kontoverwaltung den jeweiligen Belegkreis (hier Bank) aus und tragen Sie im Feld Konto (2) Fibu das jeweilige Sachkonto für das ausgewählten Konto ein.
Mit dem Speichern Button (3) speichern Sie die Einstellungen.
Wiederholen Sie den Vorgang für die restlich benötigten Buchungskreise: Bar; Kasse...
1. Bar : hier werden Zahlungen erfasst, welche bar ausgeführt wurden, bei Mandanten, welche keine Geschäftskasse führen.
2. Sofern der Mandant mehrere Kassen führ, müssen diese hier nagelegt werden, und die FiBu- Kontennummern agelegt werden.
3. Reisekostenkonten und Kreditkartenkonten werden selten geführt, wären aber ebenfalls als Zahlungs. und Verrechnungskonto anzulegen und mit den in der FiBu geführten kontonummern zu versehen.
4. WICHTIG ist, das Verrechnungskonto anzulegen mit der Kontonummer des FiBUKonto "Durchlaufende Posten". Es handelt dich um die Verrechnung von Forderungen gegen eine Person mit Verbindlichkieten.
ACHTUNG! Dieses Konto darf in FIBUscan nicht als "Gegenkonto" in einer Buchung erscheinen, FIBUscan verweigert dann den Export des Buchungssatzes. as Konto saldiert immer auf 0,00 EUR.