Archiv

 

Das Recht auf den Zugang zum Archiv kann und sollte für die bearbeitenden Mitarbeiter eingeschränkt werden, da sich im Archiv z.B auch sensible Daten und Dokumente speichern lassen.

Die Zugangsrechte werden in der Benutzerverwaltung vergeben oder verwehrt werden, diese ist per Zusatzfunktion zu aktivieren.

 

ACHTUNG! Die im Archiv gespeicherten Dokumente werden bei Erstellung der Prüferdaten auch in den Belegpool mit übernommen. Prüfen Sie daher die Dokumente vor Übergabe an den jeweiligen Empfänger.

 

 

Die einzelnen Funktionen/Dokumente setzen sich aus zwei Gruppen von gespeicherten Dokumenten zusammen;

A) Die sich aus der standartmäßigen Arbeit (Belegerstellung,-erfassung, -speicherung, -zahlung, -buchung, -export) mit dem Programm und den Funktionalitäten des Programmes ergebenden Dokumente und Protokolle.

Die unter A) beschriebenen Dokumente und Protokolle werden immer und automatisch mit Bearbeitung der betreffenden Vorgänge angelegt, was im Umkehrschluss bedeutet, dass bei Fehlen des Protokolles, der gesuchte Vorgang nicht vorgenommen wurde, zumindest nicht in FIBUscan.

Zur Einrichtung und Bearbeitung der unter A) erfassten Funktionen orientieren Sie sich bitte hier.

 

B) Die manuell erfassten Dokumente in den Funktionen Checkliste, Dokumente; Personalakte,... die sich u.a. aus der Nutzung weiterer Zusatzmodule ergeben. Diese Nachweise werden von extern aus besonderem Grund in FIBUscan erfasst.

Diese Punkte bieten die Möglichkeit, FIBUscan zur Speicherung von Dokumenten zu unternehmesspezifischen Anfragen und Zusammenstellungen zu nutzen. Die

- in den Checklisten können Sie die für den Betriebsablauf benötigte Unterlagen  sortiert ablegen.

- in den Dokumenten lassen sich einmalig zu sichernde Dokumente in FIBUscan anlegen und speichern.

 

Zur Anlage und zu den Funktion der unter B) erfassten Listen und Dokumente orientieren Sie sich bitte im folgenden Kapitel.