FIBUscan Beraterportal

 

 

Unternehmen, deren Buchhaltung/Steuerberatung nicht mit FIBUscan arbeiten, wird hiermit ermöglicht, die erfassten und digitalisierten Belege vollständig und per Datenübertragung dem Beraterbüro zur Verfügung zu stellen.

Die dazu notwendigen Einrichtungen und Vorbereitungen enttnehmen Sie bitte dem hier verlinkten Kapitel.

 

Nachdem die Daten per vorab gesendeter und ausgefüllter Checkliste vom Beraterbüro an FIBUscan zurück gesendet wurden, und

- E-Mail Adresse des Beraterbüros,

- Name des Mitarbeiters

- Mandantennummer

- Beraternummer

in FIBUscan hinterlegt wurden, geht eine Information per Mail von FIBUscan mit den Zugangsdaten an die vom Berater in der Checkliste angegebene E-Mail Adresse im Beraterbüro.

 

Hier ein Beispiel:

 

Anhand dieser ist der Steuerberater über das FIBUd Webportal in der Lage, die Daten des Mandaten abzurufen.

 

Sollte später die Einrichtung mit der gleiche Mailadresse bei ein anderen Mandant durchgeführt werden, bekommt der Steuerberater nur eine Infomeldung, das Passwort ist gleich wie beim ersten.

 

Hier ein Beispiel:

 

Mit der Emailadresse und das gelieferte Passwort loggen Sie sich in der Beraterportal unter:  https://fibudata.net/berater-portal/

 

 

Nach dem Login in der Berater Portal wählen Sie zuerst Ihr Mandant der Sie aktuell bearbeiten möchten. 

 

 

 

(1) Den Exportzeitraum und Belegkreise auswählen: Hierzu stimmen Sie sich bitte mit dem Mandant bezüglich des Bearbeitungsstandes und einzuhaltender Fristen ab, dass zum einen die Belege alle eingegeben vorliegen und dass die Bankbewegung der betreffenden Bankkonten in Abrechnungsmonat möglichst vollständig den Belegen zugeordnet wurden, oder zumindest zur sachlichen Zuordnung zur Verfügung gestellt wurden.

Die Empfehlung ist den Zeitraum immer von Jahresbeginn bis Datum des nächsten Monatsabschlusses bzw. der nächsten abzugebenden USt.-VA zu wählen

 

(2) In Abhängigkeit vom genutzten FiBu Programm, der ausgewählten Schnittstelle und der Anzahl der zu übertragenden Datensätze werden

(1) alle  Belegkreise zum Export ausgewählt, z.B die Personenkonten und des Belegkreis Umbuchungen,

(2) und alle angelegten Konten, z.B. die Kassen und Bankkonten, aber auch Reisekostenabrechnungen und Zahlportale für den Onlinehandel und das Verrechungskonto!

Bitte achten Sie darauf, dass alle angezeigten Belegkreise und Konten für den Abrechnungszeitraum exportiert wurden. Sofern ein zu exportierendes Konto fehlt, prüfen Sie dass in den Optionen die FiBu-Kontennummer hinterlegt ist.

-  ACHTUNG! Bankdaten werden regelmäßig ohne Beleganhänge exportiert. Ist Ihr Mandant E/Ü-Rechner und auf die Erfassung der Belege zu den Bankdaten angewiesen, sorgen Sie dafür:

- dass alle erfassten Bankdaten  bei Datenübertrag den betreffenden Rechnungen zugeordnet wurden. Die in der Bankdatenspeicherung direkt gespeicherten Bankposten werden gegen Konto 9999 direkt ohne weitere Information exportiert.

- Stimmen Sie mit der Mandantschaft ab, ob und wann der Datenexport zu führen ist, um alle Daten des mndanten für die Buchung ntzen zu können.

 

(3) Sie können auch die Stammdaten exportieren - In Abhängigkeit vom genutzten FiBu Programm können die Stammdaten in der Datensätzedatei enthalten sein.

 

(4) Kontrollieren Sie bitte die eingestellte Schnittstelle, und passen Sie diese gegebenenfalls an, sofern ihr FIBU Programm die Daten der ausgewählten Schnittstelle nicht übernimmt.

 

 

(5) Das Häckchen beim "Vorläufe berüchsichtigen" bewirkt das alle schon exportierten Daten berücksichtigt werden und erneut exportiert würden, zB. im Falle eines Testexportes.

Im Regelfall muss das Häckchen deaktiviert werden, damit  die bereits exportierten Datensätzte nicht nochmals exportiert werden.

 

(6)  In Abhängigkeit vom genutzten FiBu Programm sollten Sie hier den Pfad in dem Sie die Belege nach der Export aus der ZIP-File extrahieren, bzw Ihr FIBUprogramm die Belege (PDF's, Txt-Files...) abruft.

 

(7) Starten Sie den Datenabruf aus FIBUscan für die in den ausgewählten Belegkreisen und den betreffenden Zeitraum. Achten Sie darauf, dass in den Kassenbuchugen und den Buchungen der Personenbelegkreise die Beleganhänge auch erfasst und zum Export bereitgestellt sind. Im Stapel sehen Sie die zu übertragenden Datensätze mit allen buchungsrelevanten Informationen, einschließlich der  Anzeige der Belegeanhänge. Bitte beachten Sie das in das Gegenkonto das Konto 9999 per default gespeichert wurde, dieses muss nachfolgend in Ihrer Finanzbuchhaltung noch bearbeitet werden.

 ACHTUNG! Die Beleganhänge für den Export werden für alle Konten und Belegkreise aus der FIBUdata Datenbank bezogen.

Liegen zwischen Belegerfassung und versuchtem Datenexport mehr als 6 Monate kann es vorkommen, dass der Export verweigert wird mit dem Hinweis, dass der betreffende Datenpfad kein Ergebnis liefert.

Dies kann umgangen werden, indem der Mandant das Zusatzmodul "Backup Dokumente" aktiviert, und den Zugriff für die gesetzliche Archivierungsdauer sichert.

 

(8) nach Aktivierung des Exportbutton werden die betreffenden Datensätze je nach betreffender Schnittstelle als Stapeldateien, Tabellen und/oder Zip-Dateien in den Download-Ordner Ihres PC gestellt, von wo aus Sie die Daten je nach genutztem FiBu-Programm für den Import noch entpacken oder verschieben sollten.

 

ACHTUNG! Es lassen sich nicht in alle KanzleiProgramme Daten per definierten Schnittstellen importieren, da nicht alle Schnittstellen für den Einsatz über den Webclient einzurichten sind. Ob die von Ihrem Steuerberater-/Buchhaltungsbüro genutzte Kanzleisoftware unterstützt wird, erkennen Sie in der Drop-Down-Box.

 

ACHTUNG! Es handelt sich bei dieser Funktion, um eine Ersatzvornahme für die im Programm regulär vorgesehene Exportfunktion.

Sie ist nicht dafür vorgesehen innerbetribliche Strukturierungen der Kostenerfassung zu übertragen, und umfasst nicht alle Möglichkeiten des internen Exporttools.

Aber alle zur finanzbuchhalterischen Datenerfassung notwendigen Teildaten werden hiermit zur Übertragungan das Buchhaltungs- Steuerberatungsbüro erfasst.

 

ACHTUNG! Bankdaten werden regelmäßig ohne Beleganhänge exportiert.