Erfassung von Reisekosten
Sie haben grundsätzlich zwei Möglichkeiten zur Erfassung von Reisekostenbelegen. Sie können entweder eine zusammenhängende Reise im Gesamten oder einzelne Belege erfassen.
Zur besseren Veranschaulichung nehmen wir an, dass Frau Müller vom 01.03.2018 bis zum 03.03.2018 auf einer Tagung für Digitalisierung in Frankfurt a.M. war und mit dem PKW anreiste.
1. Scannen Sie alle zu dieser Reise gehörigen Belege ein, während Sie sich im Belegkreis der Reisekostenabrechnung befinden. Sie können selbstverständlich auch alle bekannten Alternativen wie Drag&Drop, die App für Smartphone und Tablet oder den Cloud-Manager nutzen, um Belege hinzuzufügen.
2. Tragen Sie im Feld "Reisebezeichnung" die Bezeichnung der Reise ein, und hinterlegen Sie im Feld "Belegdatum" das Datum des Reisekostenbeleges.
3. Beginnen Sie mit dem Punkt "Verpflegungsmehraufwendungen" (1), indem Sie diesen anklicken.
Zuerst haben Sie die Möglichkeit, Rahmenbedingungen für die Abrechnung dieser Reise zu hinterlegen (2). FIBUscan hinterlegt standardmäßig für eine Mindestabwesenheit von 8 Stunden eine Pauschale von 12,00 €. Sollten Sie hier unsicher sein, sprechen Sie bitte hierzu Ihren Steuerberater an.
Hinterlegen Sie als nächstes den Reisebeginn und das Reiseende (3). FIBUscan errechnet Ihnen nun den Verpflegungsmehraufwand entsprechend Ihrer hinterlegten Informationen.
Im Bereich "Kürzung" (4) haben Sie die Möglichkeit, etwaige Kürzungen, wie z.B. Frühstück, welches über die Firmenrechnung bezahlt wird, zu erfassen, und mit dem entsprechenden Kürzungsbetrag (5) zu versehen.
Zuletzt zeigt FIBUscan Ihnen den Gesamtauszahlungsbetrag (6) für den Bereich Verpflegungsmehraufwand dieser Reise an.
4. Wechseln sie als nächstes in den Bereich Fahrtkosten (1), indem Sie diesen anklicken.
Geben Sie die Reiseroute (2) ein. Sie können, wie im Bild zu sehen, die Route so eingeben, wie Sie sie "sprechen". Klicken Sie anschließend auf das Fähnchen (3).
Es öffnet sich nun eine Kartenansicht, in welcher Ihnen die Route (4) sowie die errechneten Kilometer (5) dargestellt werden.
Sie sehen nun außerdem die automatisch vervollständigten Adressen (6) des Start- und Zielortes. Bitte prüfen Sie diese in jedem Fall auf Richtigkeit.
Es kann vorkommen, dass FIBUscan Ihre Eingaben nicht korrekt oder gar nicht verarbeiten kann. Sollte dies der Fall sein, korrigieren Sie die Eingaben manuell, und klicken Sie anschließend auf Route berechnen (7). Es werden Ihnen anschließend die neue Route und die neu errechneten Kilometer angezeigt.
Wenn die Route korrekt berechnet wurde, klicken Sie anschließend auf die Speicherdiskette (8).
Nach einem Klick auf "OK" (8) werden die Daten in die entsprechenden Felder übernommen (1), die vorher angezeigte Route wird als Bild mit in die Erfassungsleiste gelegt (2) und kann später mit der Abrechnung gespeichert werden.
Sie können nun noch die Kilometerpauschale (3) hinterlegen.
Zuletzt wird Ihnen die gesamte Summe (4) des Bereiches Fahrtkosten, errechnet aus den hinterlegten Kilometern und der hinterlegten Pauschale, angezeigt.
5. Wechseln Sie als nächstes in den Bereich "Einzelbeleg" (1), indem Sie diesen anklicken.
Hier haben Sie die Möglichkeit, die durch Ihre Mitarbeiter verauslagten Belege zu erfassen.
Klicken Sie hierzu auf einen zuvor eingescannten Beleg. Die OCR-Texterkennung füllt auch hier nach Möglichkeit automatisch die entsprechenden Felder aus. Kontrollieren und korrigieren Sie die Einträge.
6. Sie sehen nun den Gesamtauszahlungsbetrag (1) für die eben erfasste Reisekostenabrechnung.
Markieren Sie nun alle Dokumente, die zu der Abrechnung gespeichert werden sollen. Klicken Sie hierzu ein Dokument an, halten dann die Strg-Taste auf Ihrer Tastatur gedrückt, und klicken Sie dann alle weiteren Dokumente ab, bis alle relevanten Belege blau umrahmt sind (2).
Zuletzt klicken Sie auf die Speicherdiskette (3).
7. Die Reisekostenabrechnung ist nun gespeichert und wird detailliert dargestellt (1).
Des Weiteren wurde das Saldo der Reisekostenabrechnung in die Darstellung des obersten Belegkreises einbezogen (3).
Mit einem Klick auf die bestehende Reisekostenabrechnung (1) können alle hinterlegten Belege (2) angezeigt werden.
Zu Anfang dieses Kapitels haben wir erwähnt, dass es auch die Möglichkeit gibt, Einzelbelege statt einer ganzen Reise zu erfassen.
Scannen Sie hierzu einen Beleg ein, wählen unten den entsprechenden Bereich, z.B. Einzelbeleg, füllen die Felder Datum, Bezeichnung (2) und Betrag (3) korrekt aus und speichern dann über die Speicherdiskette auf der linken Seite (4) den Beleg direkt ab.
Dies funktioniert auch in den Bereichen Verpflegungsmehraufwand und Fahrtkosten. Sie sollten jedoch zusammenhängende Reisen immer als eine gesamte Reise erfassen, um später besser Zusammenhänge erkennen zu können.
