Rechnungen scannen und zur Freigabe senden
Nach erfolgter Erfassung des Überweisungsträgers der eingescannten Rechnung können Sie in der Spalte "Freigabeberechtigte(r)" mit einem Klick auf den rechten Pfeil über das Auswahlfenster den oder die Mitarbeiter zur Freigabe auswählen. Setzen Sie den Haken vor den/die gewünschten Freigabeberechtige/n und bestätigen Sie die Auswahl über den grünen Button "Bestätigen". Sofern das Freigabetool aktiviert ist, muss jede Rechnung mindestens einem freigebenden Mitarbeiter vorgelegt werden.
Die ausgewählten Personen werden Ihnen in der Auswahlliste angezeigt, über den Löschbutton können Sie Ihre getroffene Auswahl wieder rückgängig machen.
Nun können Sie die Rechnung wie gewohnt abspeichern.
Nach dem Abspeichern erhält der Freigabeberechtigte automatisch eine E-Mail mit Link zur freizugebenen Rechnung und kann sich direkt über diesen Link im Webclient anmelden. Sofern freigebende Mitarbeiter/innen nur über den Webclient Zugriff auf die Daten haben, können denen über den Beleg in der ZV Liste interne Informationen zusätzlich gegeben werden. Siehe dazu unten.
In der Zahlungsvorschlagsliste (ZV) gibt es nun eine zusätzliche Spalte "Freigabe", dort wird Ihnen der Betrag angezeigt, wenn die Rechnung bereits freigegeben wurde. Auch Teilbeträge werden Ihnen zur Zahlung vorgeschlagen und können wie gewohnt gezahlt werden. Solange die Rechnung noch nicht freigegeben ist, wird diese mit einem Hinweis "Fehlende Freigaben" ausgeblendet.
Wenn mit der Rechnung im Freigabecenter eine Notiz abgespeichert wurde, z.B. die Begründung für eine Teilzahlung, wird Ihnen diese nun in der ZV mit dem bekannten "i" vor der Rechnung angezeigt.
Durch einen Klick auf das "F" in der Rechnungsposition können Sie sich den Hinweis (1) anzeigen lassen.
Zudem haben Sie in dieser Option die Möglichkeit, weitere Mitarbeiter zur Freigabe hinzuzufügen (2), oder bereits ausgewählte Mitarbeiter zu löschen (3).
Mit dem "F" Filterbutton können Sie die bereits gelöschten User, die einen Freigaben-Eintrag hatten und gelöscht wurden, ansehen.
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Bitte beachten:
Soll eine Rechnung in FIBUscan geändert werden (Betrag, RE Nummer oder Datum) sollte die Freigabe über den F Button gelöscht und erneut gesendet werden, da die Werte im Webclient nicht aktualisiert werden.
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Freigabe der Rechnungen direkt in FIBUscan
In manchen Fällen ist es notwendig, eine Rechnung über FIBUscan direkt freizugeben.
Dieser Vorgang kann nur von einem Benutzer, der das Recht "Freigaben über FIBUscan" hat, durchgeführt werden.
Wählen Sie sich zuerst einen Benutzer (2) aus und klicken anschließend auf das Pluszeichen. Der Eintrag wird erzeugt und der Betrag automatisch hinzugefügt. Sie können hier selbsverständlich auch eine Bemerkung hinzufügen.
Hier lassen sich auch Informationen an Mitarbeiter erfassen, welche im Webclient arbeiten(siehe oben) indem (1) in das Bemerkungsfeld diese Informationen eingetragen werden.
Ein Eintrag über den Infotext innerhalb FIBUscan, liegt dem betreffenden Mitarbeiter im Webclient nicht vor.
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Bitte beachten:
Wenn die Freigabe der Rechnung direkt vom Berechtigten in FIBUscan durchgeführt wird, muss darauf geachtet werden, dass der Betrah immer mit dem
gegengesetzten Vorzeichen freigegeben werden muss. Andernfalls kommt es zu keiner korrekten Freigabe und die Rechnung kann somit nicht bezahlt werden.
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