Nach der Erfassung der Rechnungen in FIBUscan erhält der Freigaberechtigte eine E-Mail mit den Informationen, welche Rechnung freigegeben werden soll.
Wir haben diesen Weg gewählt, um die Freigabe der Rechnungen auch mobil zu ermöglichen, beispielsweise über ein Notebook, Tablet, PC oder Smartphone.
Für die Rechnungsfreigabe klicken Sie auf den Link in der E-Mail.
Es wird die Verbindung über Ihren Browser zum Webclient hergestellt.
Die Mandantennummer und Ihre Mailadresse werden automatisch ausgefüllt, tragen Sie nur noch Ihr Passwort ein, und klicken Sie zum Login auf "OK".
Es öffnet sich das Übersichtsfenster mit allen nicht oder nur teilweise freigegebenen Rechnungen.
(1) Die Rechnungen werden pro Lieferant farblich getrennt. Lieferant Avision hat hier zur Zeit 2 offene Rechnungen.
(2) Hiermit können Sie das zugehörige PDF Dokument abrufen und anschauen.
(3) Hiermit können Sie ein weiteres Dokument (PDF) zu dieser Position hinzufügen.
(4) Mit dem Mülleimersymbol löschen Sie die Freigabe aus Ihrem Freigabebereich, da Sie nicht zuständig sind. Wir empfehlen jedoch die Zuordnung auf eine andere Person durchzuführen -siehe Punkt 8.
(5) Hiermit können Sie den kompletten Betrag in die Spalte "Freigabe" übernehmen. Das ist der Regelfall in der Bearbeitung.
(6) Sie können den Freigabebetrag manuell anpassen und nur ein Teilbetrag freigeben.
(7) Sie können eine Notiz zur Freigabe hinzufügen. Empfiehlt sich besondes bei teilweisen Freigaben. Die Notizen werden in der FIBUscan ZV_Liste als interne Information (blau) und in dem Notizen Flyout im Viewer angezeigt.
(8) Hier werden die freigebenden Personen angezeigt. Blau gekenzeichnet sind die Personen die ihrerseits die Freigabe bereits durchgeführt haben, grün sind diejenigen die RE noch nicht freigegeben haben. Mit einem Klick auf einen der Namen, können Sie weitere Personen auswählen oder Ihren Name deaktivieren, somit erklären Sie sich nicht mehr für die Freigabe zuständig.
(9) Hat einer der Personen eine Notiz hinterlegt, können Sie diese beim Klick auf den Pfeil lesen.
(10) Nachdem alle Freigaben bearbeitet worden sind, speichern Sie die Angaben und verlassen Sie den Webclient über den Logout-Button.
Sie können das zugehörige PDF Dokument abrufen und anschauen.
Bitte beachten Sie, je nach Einstellung des Browser werden die digitalen Belege direkt im Browser angezeigt oder die Belege werden gedownloadet und lokal auf Ihrem Rechner oder Tablet PC im PDF Viewer angezeigt.
Teilfreigaben
Geben Sie nur einen Teilbetrag frei, so bleibt die Position in Ihrem Freigabecenter stehen.
Sie haben außerdem die Möglichkeit, eine Notiz anzufügen, um beispielsweise mitzuteilen, warum nur ein Teilbetrag gezahlt werden soll oder was mit dem Restbetrag geschehen soll.
Mit "Speichern" geben Sie die Rechnung frei.
Sie können auch später prüfen, wer eine Rechnung freigegeben hat. Klicken Sie dafür auf den Freigabenbutton in der ZV -Liste des Belegkreises:
Freizugebende Rechnung einer anderer Person zuordnen
Hier werden die freigebenden Personen angezeigt. Blau gekenzeichnet sind die Personen, die eine Freigabe druchgeführt haben, grün die noch nicht die RE freigegeben haben. Mit einem Klick auf einer der Namen können Sie weitere Personen auswählen oder Ihr Name deaktivieren, somit sind Sie nicht mehr für die Freigabe zuständig.
Zusätzliche Dokumente über das Freigabecenter hochladen
Sie können auch Dokumente im pdf-Format direkt im Freigabecenter der freizugebenden Rechnung hinzufügen. Klicken Sie hierfür auf das neue Symbol im Freigabecenter und wählen Sie Ihr Dokument aus.
Die hier hinzugefügten Dokumente werden dann in der ZV-Liste, im Erfassungsbereich oder im Archiv bei dem Rechnungsbeleg angezeigt. ACHTUNG! Die beiden Dokumenten werden nicht miteinander verknüpft, und demnach auch nicht in die Buchhaltung übergeben!
