Nach der
Erfassung der Rechnungen in FIBUscan erhält der Freigabeberechtigte eine E-Mail mit den Informationen, welche Rechnung freigegeben werden soll.
Wir haben diesen Weg gewählt, um die Freigabe der Rechnungen auch mobil zu ermöglichen, z Notebook, Tablet, PC oder Smartphone.
Für die Rechnungsfreigabe klicken Sie auf den Link in der E-Mail.
Es wird die Verbindung über Ihren Browser zum Webclient hergestellt.
Die Mandantennummer und Ihre Mailadresse werden automatisch ausgefüllt, tragen Sie nur noch Ihr Passwort ein, und klicken Sie zum Login auf "OK".
Es öffnet sich das Übersichtsfenster mit allen nicht oder nur teilweise freigegebenen Rechnungen.
C:\Users\arnold\Dropbox\FIBUscan Handbuch\Bilder\Webclient\FreigabeCenter\Freigabecenter1.jpg
(1) Die Rechnungen werden pro Lieferant farblich getrennt. Lieferant Avision hat hier zurzeit 2 offene Rechnungen.
(2) Hiermit können Sie das zugehörige PDF-Dokument, den Beleganhang, abrufen und anschauen.
(3) Hiermit können Sie ein weitere Dokumente (PDF) z.B. Lieferscheine, Prüfprotokolle usw. zu dieser Position hinzufügen. Wählen Sie den Anhang als Datei über die sich öffnende Exploreranzeige aus, per Klick auf die Datei wird diese dem Datensatz hinzugefügt, aber nicht mit der bestehenden Rechnungsdatei verknüpft.
(4) Mit dem Mülleimersymbol könnten Sie die Freigabe aus Ihrem Freigabebereich löschen, da Sie nicht zuständig sind. Wir empfehlen jedoch die Zuordnung auf eine andere Person durchzuführen -siehe Punkt 8.
(5) Hiermit können Sie den kompletten Betrag in die Spalte "Freigabe" übernehmen. Das ist der Regelfall in der Bearbeitung.
(6) Sie können den Freigabebetrag manuell anpassen und nur ein Teilbetrag freigeben.
(7) Sie können eine Notiz zur Freigabe hinzufügen. Empfiehlt sich besonders bei teilweisen Freigaben. Die Notizen werden in der FIBUscan ZV-Liste als interne Information (blau) und in dem Notizen FlyOut im Viewer angezeigt.
ACHTUNG! Um diese Informationen auch der Finanzbuchhaltung zur Erfassung im Buchungstext zur Verfügung zu stellen, muss der Befehl BuchungstextFreigabeCenter in der Serverip.txt eingetragen werden.
- Nehmen Sie dazu Rücksprache mit uns.
- Die wenigsten Eintragungen hierbei sind buchhaltungsrelevant, und betreffen einen momentanen Zustand für das Zahlungsmanagement, daher ist diese Funktion nicht grundlegend vorbelegt
(8) Hier werden die freigebenden Personen angezeigt. Blau gekennzeichnet sind die Personen die ihrerseits die Freigabe bereits durchgeführt haben, grün sind diejenigen die RE noch nicht freigegeben haben.
ACHTUNG! Sollten Sie Zahlungsfreigaben, zu denen Sie aufgefordert wurden, nicht erledigt haben, aber die Freigabe wurde anderweitig gewährt und die Rechnungen bereits bezahlt, dann liegt die Aufforderung zur Freigabe in der E-Mail weiter vor, auch wenn Ihnen der Vorgang im Webclient nicht mehr zur Bearbeitung vorliegt.
(9) Mit einem Klick auf einen der Namen, können Sie weitere Personen auswählen oder Ihren eigenen Namen deaktivieren, somit erklären Sie sich nicht mehr für die Freigabe zuständig. .
(10) Nachdem alle Freigaben bearbeitet worden sind, speichern Sie die Angaben und verlassen Sie den Webclient über den Logout-Button.
Sie können das zugehörige PDF-Dokument abrufen und anschauen.
Bitte beachten Sie, je nach Einstellung des Browsers werden die digitalen Belege direkt im Browser angezeigt oder die Belege werden gedownloadet und lokal auf Ihrem Rechner oder Tablet PC im PDF-Viewer angezeigt.
Teilfreigaben
Geben Sie nur einen Teilbetrag frei, so bleibt die Position in Ihrem Freigabecenter stehen.
Sie haben außerdem die Möglichkeit, eine Notiz anzufügen, um beispielsweise mitzuteilen, warum nur ein Teilbetrag gezahlt werden soll oder was mit dem Restbetrag geschehen soll.
Mit "Speichern" geben Sie den geringeren Betrag zur Zahlung frei.
C:\Users\arnold\Dropbox\FIBUscan Handbuch\Bilder\Webclient\FreigabeCenter\Freigabecenter2.jpg
C:\Users\arnold\Dropbox\FIBUscan Handbuch\Bilder\Webclient\FreigabeCenter\Freigabecenter3.jpg
In der ZV-Liste erscheint in der Spalte Freigabe der verminderte Betrag. Eine Auszahlung ist nur in der aktuell freigegebenen Höhe möglich.
Über den blauen Kreis mit dem "i" vor demn Belegkreis wird der im Webclient hinterlegte Eintrag im FlyOut- Feld auf der rechten Bildschirmseite sichtbar.
Sie können auch in der ZV-Liste prüfen, wer eine Rechnung freigegeben hat. Klicken Sie dafür auf den Freigabenbutton in der ZV -Liste des Belegkreises:
Freizugebende Rechnung einer anderen Person zuordnen
Hier werden die freigebenden Personen angezeigt. Blau gekennzeichnet sind die Personen, die eine Freigabe durchgeführt haben, grün die noch nicht die RE freigegeben haben. Mit einem Klick auf einer der Namen können Sie weitere Personen auswählen oder Ihr Name deaktivieren, somit sind Sie nicht mehr für die Freigabe zuständig.
Hilfreich ist auch hier, eine Information per Eintrag zur Umstellung des Freizugebenden zu hinterlegen.
Zusätzliche Dokumente über das Freigabecenter hochladen
Sie können auch Dokumente im PDF-Format direkt im Freigabecenter der freizugebenden Rechnung hinzufügen. Klicken Sie hierfür auf das Download Symbol im Freigabecenter und wählen Sie Ihr Dokument aus.
Die hier hinzugefügten Dokumente werden dann in der ZV-Liste, im Erfassungsbereich oder im Archiv bei dem Rechnungsbeleg angezeigt.
ACHTUNG! Die beiden Dokumente werden nicht miteinander verknüpft, und demnach wird der zugefügte Anhang auch nicht in die Buchhaltung übergeben!
