Rechnungen scannen und zur Freigabe senden
Nach erfolgter Erfassung des Überweisungsträgers der eingescannten Rechnung können Sie in der Spalte "Freigabeberechtigte(r)" mit einem Klick auf den rechten Pfeil über das Auswahlfenster den oder die Mitarbeiter zur Freigabe auswählen.
Sofern das Freigabetool aktiviert ist, muss jede Rechnung mindestens einem freigebenden Mitarbeiter vorgelegt werden.
Setzen Sie den Haken vor den/die gewünschten Freigabeberechtige/n und bestätigen Sie die Auswahl über den grünen Button "Bestätigen".
Die Zahlungsfreigabe umfasst zwei Teile, zum einen das Recht zur Freigabe, und, falls so hinterlegt, den Höchstbetrag für den der Sachbearbeiter die Zahlungsfreigabe erteilen darf, eingerichtet wird dies in der Benutzerverwaltung, siehe hier.
Die ausgewählten Personen werden Ihnen in der Auswahlliste angezeigt,
- über den Löschbutton können Sie Ihre getroffene Auswahl wieder rückgängig machen,
- oder über den Pfeil im Eintrag Änderungen und Ergänzungen vornehmen.
Nun können Sie die Rechnung wie gewohnt abspeichern.
C:\Users\arnold\Dropbox\FIBUscan Handbuch\Bilder\Freigabecenter\ausgewählte Freigabeberechtigte.jpg
Nach Schließen des Programmes erhält der Freigabeberechtigte automatisch eine E-Mail mit Link zur freizugebenen Rechnung und kann sich direkt über diesen Link im Webclient anmelden.
Sofern freigebende Mitarbeiter/innen nur über den Webclient Zugriff auf die Daten haben, können denen über den Beleg interne Informationen zusätzlich gegeben werden. Siehe dazu unten.
In der Zahlungsvorschlagsliste (ZV) wird per Filter-Flyout (Punkt9/E) die Spalte "Freigabe" aktiviert.
Dort wird Ihnen der Betrag oder der Teilbetrag angezeigt, wenn die Rechnung bereits freigegeben wurde, oder wenn ein Teilbetrag freigeben wurde.
Solange die Rechnung noch nicht freigegeben ist, wird diese mit einem Hinweis "Fehlende Freigaben" ausgeblendet.
Wenn mit der Rechnung im Freigabecenter eine Notiz abgespeichert wurde, z.B. die Begründung für eine Teilzahlung, wird Ihnen diese nun in der ZV mit dem bekannten "i" in blauem Button vor der Rechnung angezeigt.
Durch einen Klick auf das "F" in der Rechnungsposition können Sie sich den Hinweis (1) anzeigen lassen.
Zudem haben Sie in dieser Option die Möglichkeit,
(2) - andere/weitere Mitarbeiter zur Freigabe hinzuzufügen ,
(3) - oder bereits ausgewählte Mitarbeiter zu löschen.
Mit dem "F" Filterbutton können Sie die bereits gelöschten User, die einen Freigaben-Eintrag hatten und gelöscht wurden, ansehen.
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Bitte beachten:
Soll eine Rechnung in FIBUscan geändert werden (Betrag, RE Nummer oder Datum) sollte die Freigabe über den F Button gelöscht
und erneut gesendet werden, da die Werte im Webclient nicht aktualisiert werden.
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Freigabe der Rechnungen direkt in FIBUscan
In manchen Fällen ist es notwendig, eine Rechnung über FIBUscan direkt freizugeben.
Wählen Sie sich zuerst einen Benutzer (2) aus und klicken anschließend auf das Pluszeichen und speichern Sie die Ergänzung/Änderung der Freigabeberechtigten. Anschließend wird der Datensatz erneut angeklickt und der Freigabebetrag ohne Vorzeichen hinzugefügt.
Sie können hier auch eine Bemerkung hinzufügen.
Hier lassen sich auch Informationen an Mitarbeiter erfassen, welche nur über den Webclient arbeiten (siehe oben) indem (1) in das Bemerkungsfeld diese Informationen eingetragen werden.
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Bitte beachten:
Wenn die Freigabe der Rechnung direkt vom Berechtigten in FIBUscan durchgeführt wird, muss darauf geachtet werden, dass der Betrag immer ohne Vorzeichen freigegeben werden muss. Andernfalls kommt es zu keiner korrekten Freigabe und die Rechnung kann somit nicht bezahlt werden.
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