Berechtigungen / Voreinstellungen für das Freigabe Center
A) Freigabefunktion aktivieren:
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Bitte beachten Sie:
- Für das Freigabe Center ist das Modul Benutzerverwaltung / Rechtevergabe zwingend notwendig. Bitte aktivieren Sie dies in den Zusatzoptionen.
- Bei der Einrichtung der Benutzerverwaltung empfehlen wir den ersten angelegten Haupt-Benutzer in admin@IhreFirma.de zu benennen. Diese (Haupt) Benutzer sollte nicht mehr zur Login Zwecke in FIBUscan genutzt werden!
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B) Rechte im Freigabevorgang anlegen:
Das Freigabecenter dient der Einrichtung einer gezielten Zahlungsfreigabe der Lieferantenrechnungen durch sachkundige und/oder berechtigte Mitarbeiter.
Ist das Modul aktiviert und FIBUscan neu gestartet verfahren Sie wie folgt:
Richten Sie die Benutzer, welche mit der FIBUscan arbeiten werden, wie in der
Benutzerverwaltung beschrieben wurde ein.
(1) - Wechseln Sie in den Reiter Freigabe Center.
C:\Users\arnold\Dropbox\FIBUscan Handbuch\Bilder\Freigabecenter\Einrichtung FC 2a.jpg
(2) - Legen Sie fest , wie hoch der Gesamtlevel für die Freigabe von Zahlungen zu Lieferantenrechnungen sein soll. Gesamtlevel - Mehrstufen Freigabe. Der Gesamtlevel ist hier ein Vorschlag. Die Höhe von Ihnen einzurichtenden Level ist Ihnen freigestellt.
Unter Gesamtlevel legen Sie fest, ab wie vielen Punkten die Rechnungen zur Zahlung freigegeben werden können. Lassen Sie das Feld frei, wird die Mehrstufenfreigabe nicht eingeschaltet.
(3) - Aktivieren Sie nacheinander alle bereits angelegten Mitarbeiter, insofern diese in der Freigabebearbeitung eine Funktion usüben sollen, und weisen Sie denen den Freigabelevel, ggf. den Höchstbetrag und die notwendigen Rechte (5)-(7) zu.
(4) - Die Benutzer Arnold und Meyer (GF) haben als Geschäftsführer Level 10 erhalten und können somit eine Rechnung allein zur Zahlung freigeben. Die Benutzer Schultze und Müller haben Level 5 erhalten.
Keiner der beiden Benutzer kann eine Rechnung komplett zur Zahlung freigeben, da die 10 Punkte (Gesamtlevel) nicht erreicht sind. Somit werden 2 Benutzer mit jeweils 5 Punkten benötigt, um eine Rechnung komplett zur Zahlung frei zugeben.
Der Betrag der freigegebenen Zahlung ist hiervon nicht berührt. Wie Sie den Gesamtlevel anlegen und welchem User Sie welchen persönlichen Level zuordnen, richtet sich nach Ihren unternehmensinternen Vorgaben und Abläufen.
Die Rechte für den betreffende Mitarbeiter/innen werden hier festgelegt
5. Benutzer kann die Rechnungen erfassen und an die Mitarbeiter/Sachbearbeiter zur Erteilung der Zahlungsfreigabe senden. Im Zug der Belegerfassung werden Level und ggf. sofern eingerichtet, max. freizugebender Betrag des jeweil. Mitarbeiter angezeigt.
6. Benutzer kann über den Webclient die Rechnungen prüfen und freigeben.
7. Benutzer kann die Freigabe der Rechnungen direkt über FIBUscan erteilen. Da Mitarbeitwer, welche Rechnungsfreigaben erteilen, in der Regel keinen direkten Zugriff auf FIBUscan haben . wird hier die Freigabe per ZV-Liste eingerichtet.
ACHTUNG! Vergessen Sie nicht, Ihre Einstellungen vor Verlassen des Fensters zu speichern.
C) Freigabefunktion auch bei Zahlungseinzug gewährleisten:
Um das Freigabecenter auch für Lieferanten mit Zahlungseinzug zu nutzen ist folgene Voreinstellung zu aktivieren.
C:\Users\arnold\Dropbox\FIBUscan Handbuch\Bilder\Freigabecenter\EinrichtungFC2a.jpg
(1) - (3) In den FIBUscan Funktionen innerhalb der Optionen findet man
(4) - die Einstellung, um Bankpositionen nur den betreffenden Rechnungen zuordnen zu können, wenn diese zur Zahlung freigegeben wurden.
Das heißt bei vereinbartem Zahlungseinzug durch den Lieferanten lassen sich zwar die Zahlungen dem Lieferanten zuordnen, aber nicht unmittelbar der betroffenen Rechnung.
ACHTUNG! Bitte vergessen Sie nicht Ihre Einträge und Vorbelegungen zu speichern!
Ohne diese Funktion wird bei Erfassung der Zahlung/des Einzuges in der Bank die Rechnung zur Zuordnung vorgeschlagen, und aus der ZV Liste entfernt. Die Freigabe spielt so keine Rolle mehr.
C:\Users\arnold\Dropbox\FIBUscan Handbuch\Bilder\Freigabecenter\FC Zahlung1.jpg
Mit Aktivierung der Funktion:
C:\Users\arnold\Dropbox\FIBUscan Handbuch\Bilder\Freigabecenter\FC Zahlung2.jpg
(1) - wählt man den betreffenden Lieferanten aus der Stammdatenliste aus
(2) - und speichert den Zahlbetrag als offenen Posten in die ZV LIste.
(3) - Man lässt die Rechnungsnummer unberücksichtigt!
(4) - Mit dem Speichern erfolgt die Zuordnung nur auf den Kreditor, ohne die noch freizugebende Rechnung direkt zu benennen.
In der ZV Liste
C:\Users\arnold\Dropbox\FIBUscan Handbuch\Bilder\Freigabecenter\FC Zahlung3.jpg
(1) - Saldiertt der betreffende Kreditor auf EUR 0,00, aber
(2) - es erscheint die Bankzahlung als offener Posten ohne weitere Zuordnung, die sich auch verrechnen ließe.
(3) - Aber die Rechnung welche nicht zur Zahlung freigegeben wurde, lässt sich nicht, oder nur in Höhe des freigegebenen Teils verrechnen.
Die Bearbeitung offener Verbindlichkeiten, Forderungen, Verrechnungen und Gegenforderungen lässt sich in der ZV Liste nachvollziehen und der Vorgang bereinigen,
