Im Belegkreis "Lieferanten" werden alle Eingangsrechnungen erfasst, die nicht bar bzw. über die Kasse oder Kreditkarten bezahlt werden.
Der Belegkreis wird aktiviert, indem Sie auf den Bereich "Lieferanten" (2) im FIBUscan-Cockpit klicken. An der Überschrift "Eingangsrechnung" oberhalb des Überweisungsträgers erkennen Sie, dass der Belegkreis "Lieferanten" aktiv ist.
Übersicht Belegkreis "Lieferanten"
(1) Scanbutton
(2) Klicken Sie hier, um in den Belegkreis "Lieferanten" zu wechseln
(3) Öffnen Sie mit einem Klick auf den "ZV"-Button Ihre ZV-Liste. Sie sehen Ihre aktuellen Verbindlichkeiten.
(4) Öffnen des Cloud-Managers
(5) Überweisungsträger zur Erfassung von Eingangsrechnungen - detaillierte Informationen erhalten Sie weiter unten
(6) Thumbnail-Liste - Hier erscheinen Ihre Dokumente, die sie eingescannt oder über den Cloud-Manager importiert haben
(7) Liste Ihrer zuletzt erfassten Eingangsrechnungen und Archiv - Weitere Informationen im Kapitel Archiv
(8) Hintergrundaktivitäten
Übersicht Überweisungsträger
(1) Das "S" symbolisiert Ihnen, ob ein bereits vorhandener Stammdatensatz von der OCR-Erkennung gefunden wurde ("S" ist wie im Bild grün hinterlegt) oder ob beim Speichern dieses Beleges ein neuer Stammdatensatz angelegt würde ("S" wäre schwarz hinterlegt).
(2) Hinterlegen Sie die exakte Firmierung Ihres Lieferanten. ACHTUNG! Intern genutzte Bezeichnungen eines Lieferanten, die von der auf dem Beleg genutzten Bezeichnung abweichen, können dazu führen, dass der Lieferant als Kreditor doppelt angelegt wird. Erfassen Sie daher den Lieferanten in der auf den Belegen genutzten Firmierung.
(3) Hinterlegen Sie die Umsatzsteueridentifikationsnummer Ihres Lieferanten.
(4) Hinterlegen Sie die IBAN einer Kontoverbindung Ihres Lieferanten. Bitte beachten Sie, dass Sie beim Anlegen eines neuen Lieferanten immer die IBAN auf Korrektheit prüfen, auch wenn die OCR-Texterkennung das Feld gefüllt hat. Sie werden Ihre Rechnungen später direkt aus Ihrer ZV-Liste bezahlen.
(5) Die BIC wird von FIBUscan passend zur IBAN errechnet und dient bei deutschen Kontoverbindungen lediglich als Prüfsumme. Bei ausländischen Kontoverbindungen prüfen Sie die BIC bitte ebenso sorgfältig wie die IBAN.
(6) Das Kreditinstitut, passend zu Ihrer IBAN und BIC.
(7) Sollten Sie bei Ihrer Rechnung einen Teil des Rechnungsbetrages als Sicherheit einbehalten wollen, können Sie bereits hier den Betrag entweder absolut oder relativ/prozentual hinterlegen. Dieser wird später bei Ihrer Zahlung an den Lieferanten berücksichtigt.
(8) Tragen Sie den Brutto-Rechnungsbetrag Ihrer Rechnung ein.
(9) Hier können Sie, sollten Sie mit Ihrem Lieferanten eine Skontovereinbarung getroffen haben, den Skontobetrag in absoluter oder relativer Form eintragen.
(10) Hier sehen Sie den Brutto-Rechnungsbetrag nach Abzug des hinterlegten Skontobetrages.
(11) Hinterlegen Sie Ihre Kundennummer, welche Sie bei Ihrem Lieferanten haben. Das Feld "Kundennummer" wird später für den von FIBUscan automatisch generierten Verwendungszweck verwendet.
(12) Tragen Sie die Rechnungsnummer der Rechnung ein. Die Rechnungsnummer wird später für den von FIBUscan automatisch generierten Verwendungszweck verwendet.
(13) Tragen Sie das Rechnungsdatum der Rechnung ein.
(14) Hier können Sie zusätzliche Informationen eintragen, welche später im Verwendungszweck bei der Durchführung Ihrer Überweisung zu finden sein werden. Zur Erfassung eines Überweisungstextes aktivieren Sie vorab in den Optionen den Expertenmodus., dann erscheint der hier hinterlassene Eintrag neben Kundennummer und Rechnungsnummer in der Überweisung.
(15) Setzen Sie das Häkchen bei "Lastschrift", wenn Ihr Lieferant die Rechnung per Lastschrift von Ihrem Konto einzieht. Diese Information wird später in Ihrer ZV-Liste von FIBUscan berücksichtigt, sodass Sie keine Zahlungsvorschläge für diesen Beleg erhalten werden.
(16) Hinterlegen Sie die Netto-Fälligkeit Ihrer Rechnung. Sie tragen die Anzahl an Tagen ab Rechnungsdatum in das Feld ein. Alternativ können Sie über den Kalender (7/8-Symbol) das genaue Fälligkeitsdatum auswählen. FIBUscan errechnet die Tage dann automatisch.
(17) Hinterlegen Sie die Skonto-Fälligkeit Ihrer Rechnung. Sie tragen die Anzahl an Tagen ab Rechnungsdatum in das Feld ein. Alternativ können Sie über den Kalender (7/8-Symbol) das genaue Fälligkeitsdatum auswählen. FIBUscan errechnet die Tage dann automatisch.
(18) Hinterlegen Sie die Fälligkeit Ihres Sicherheitseinbehaltes. Sie tragen die Anzahl an Tagen ab Rechnungsdatum in das Feld ein. Alternativ können Sie über den Kalender (7/8-Symbol) das genaue Fälligkeitsdatum auswählen. FIBUscan errechnet die Tage dann automatisch.
(19) Mit einem Klick auf das "i"-Symbol öffnet sich ein Textfeld (20), in welchem Sie eine Information zu Ihrer Rechnung hinterlegen können. Sie können zudem wählen, ob die Information lediglich für Sie ist, oder ob die Information auch für Ihren Steuerberater relevant ist. Für Letzteres setzen Sie den Haken bei "Beraterinfo".
(21) Wenn alle Felder korrekt und vollständig befüllt sind, klicken Sie auf das Speichern-Symbol, um den Beleg zu erfassen. Es gibt beim Speichern mehrere Arten von Rückfragen:
-
"Möchten Sie den Zahlungsempfänger neu anlegen?" - Bestätigen Sie die Frage mit "Ja", legt FIBUscan einen neuen Stammdatensatz für den Lieferanten an. Beantworten Sie die Frage mit "Nein", öffnet sich ein neues Fenster, in welchem Sie die Rechnung einem bestehenden Stammdatensatz zuordnen können.
-
"Möchten Sie wirklich eine Gutschrift erfassen?" - Sollten Sie einen negativen Rechnungsbetrag eingegeben haben, erfragt FIBUscan zu Ihrer Sicherheit noch einmal, ob dies wirklich korrekt ist. Antworten Sie mit "Ja" wird der Beleg als Gutschrift gespeichert. Antworten Sie mit "Nein", gelangen Sie zurück zum Überweisungsträger und können Ihre Eingabe korrigieren.
3. "Das Rechnungsdatum hat einen unüblichen Wert. Ist Ihre Eingabe wirklich korrekt?" - FIBUscan führ beim Speichern des Beleges bezüglich des Rechnungsdatums eine Plausibilitätsprüfung durch. Fällt diese negativ aus, wohlmöglich weil das Rechnungsdatum mehrere Jahre alt ist oder in der Zukunft liegt, weist FIBUscan Sie daraufhin. Antworten Sie mit "Ja", wird der Beleg mit dem hinterlegten Datum gespeichert. Antworten Sie mit "Nein", gelangen Sie zurück zum Überweisungsträger und können Ihre Eingabe korrigieren.
4. "Dublettenprüfung: IBAN Kontoverbindungen" - Vor dem Anlegen eines neuen Stammdatensatzes prüft FIBUscan im Hintergrund Ihre Eingaben mit bestehenden Stammdatensätzen auf Dubletten. Sollte die IBAN Ihres neuen Stammdatensatzes bereits bei einem Lieferanten hinterlegt sein, weißt FIBUscan Sie daraufhin. Sie können die Abfrage mit "OK" bestätigen - FIBUscan legt dann den neuen Stammdatensatz gemäß Ihrer Eingabe an. Alternativ klicken Sie auf "Abbrechen" und kehren somit zurück zum Überweisungsträger.
(22) Anlegen einer wiederkehrenden Rechnung. Aufgrund der Komplexität haben wir hierzu ein eigenes Kapitel im Handbuch erstellt.
(23) Optimierung der OCR-Texterkennung. Aufgrund der Komplexität haben wir hierzu ein eigenes Kapitel im Handbuch erstellt.
(24) Mit einem Klick auf den Papierkorb löschen Sie die aktuellen Eingaben aus dem Überweisungsträger.
(25) Import von Eingangsrechnungen per .csv-Datei. Aufgrund der Komplexität haben wir hierzu ein eigenes Kapitel im Handbuch erstellt.
(26) Über das €-Symbol können Sie direkt eine Zahlung aus dem Überweisungsträger heraus vornehmen, ohne vorab eine Rechnung zu erfassen. Aufgrund der Komplexität haben wir hierzu ein eigenes Kapitel im Handbuch erstellt.
