Betragslimits für Freigaben einrichten
Hierzu wird der serverip.txt Eintrag benötigt: „BuchungstextFreigabeCenter“
Wenn ein Betragslimit vergeben ist in der Benutzerverwaltung.
1. In unserem Beispiel hat der GF (Geschäftsführer) eine maximale Freigabe bis 10.000€.
2. Die beiden Mitarbeiter User2 und User 3 haben nur 5.000€.
3. Unsere Verwaltung ist nur für die Erfassung von Rechnungen zuständig, versenden der benötigten Freigaben für den Zahllauf und hat somit keinerlei Freigabe Möglichkeiten.
Bei der Erfassung einer Rechnung in FibuScan, kann unsere Verwaltung nun sehen, wer welchen Betrag freigeben darf und dementsprechend den Mitarbeiter auswählen, der dazu benötigt wird die Rechnung freizugeben zur Zahlung.
Da unsere Rechnung 9.000€ hoch ist, kann Sie nur unser GF freigeben.
Achtung: Es kann keine Rechnung über des vorhandenen Betragslimit mehr freigegeben werden. Die Einstellungen des Betragslimits müssen somit erhöht werden um die Rechnung zur Zahlung freizugeben.
Sie können auch nicht User2 und User3 auswählen, da sich die Summen der Freigaben nicht addieren.
Wenn Sie diese auswählen, erhalten Sie eine Fehlermeldung
Nachdem Sie also die korrekte Person ausgewählt haben 1.
Können Sie die Rechnung speichern 2.
Ab nun Verfahren Sie genauso wie im Handbuch Eintrag beschrieben: Rechnungen scannen und zur Freigabe senden.
Es gibt die Möglichkeit, falls in diesem Beispiel der GF im Urlaub seien sollte oder erkrankt wäre, diese Rechnung durch User2 oder User3 freizugeben in dringenden Ausnahmenfällen.
Benötigt wird dazu der serverip.txt Eintrag: „FC-Limit-Regel1“
Durch diesen Eintrag wählen Sie 1. den GF aus, der die Rechnungen freigeben könnte und einen weiteren der es eigentlich nicht darf. (Bei uns User2)
Wenn Sie nun auf speichern gehen 1. erhalten Sie keine Fehlermeldung und User2 kann die Rechnung alleine freigeben zur Zahlung.
Achtung: Diese Variante sollte nur in dringenden Ausnahmefällen benutzt werden.
Beispiel: Längerfristige Abwesenheit durch Krankheit oder Urlaub
Nachdem speichern genauso wieder Verfahren wie im Handbucheintrag: Rechnungen scannen und zur Freigabe senden beschrieben.