Freigabe vor Zahlung
Sie können in der Zahlungsvorschlagsliste erstellte Zahlläufe aber auch für Zahlungsfreigaben nutzen, diese nachträglich prüfen, ändern und erst dann bezahlen.
Die nachfolgende Beschreibung gilt für die manuelle Freigabe von Zahlungen. Der Vorgang ist empfohlen, wenn eine Person den Zahllauf erstellt und die Freigabe sowie der Zahlungsvorgang von einer anderen Person duchgeührt werden.
Der Ablauf ist nur für die Freigabe der Zahlung gedacht und nicht für die Kontrolle und Freigabe der Rechungen. Eine Beschreibung für die Nutzung des Freigabe Centers finden Sie hier.
WICHTIG: Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie eine entsprechende Bankverbindung mit den dazugehörigen Zugangsdaten im Programm eingerichtet haben. Die Einrichtung erfolgt über die "Kontenverwaltung" die Sie über "Optionen" auf der Startseite erreichen.
Beispiel:
Ihre Mitarbeiterin prüft wöchentlich die Zahlungsvorschläge und erstellt ein Zahllauf mit den fälligen Rechnungen. Bevor diese bezahlt werden, möchten Sie diese prüfen und ggfs. anpassen.
Ist die Auswahl getroffen, klicken Sie auf den "€"- Button und der Zahlvorgang wird gestartet.
Im Viewer wird das FlyOut-Fenster angezeigt, in dem Sie die Prüfung und weitere Details für die Sammel-Zahlung einrichten können:
Die Möglichkeiten der Bedienung sind unter "Sammelzahlungen erstellen" erklärt. Mit Klick auf "Weiter" erreichen Sie das nächste Flyout-Fenster.
Um den Zahllauf (Sammler) zu speichern, ohne diesen zu überweisen, klicken Sie auf das "Speichern"-Symbol.
Folgende Hinweismeldung wird angezeigt:
Der Zahllauf ist jetzt gespeichert und kann von einer anderen Person geprüft, angepasst und bezahlt werden.
Dafür gehen wir in der ZV Lieferanten und öffen den Filter.
Mit einen Klick auf den Suchfensterbutton sehen Sie alle noch offenen Zahlläufe. Offene Zahlläufe sind alle Zahlungen, die erstellt wurden und noch nicht mit der Bank bearbeitet wurden!
Wählen Sie den Sammlerzahllauf aus und schließen Sie das Filter-Fenster. In der ZV werden jetzt in dem oberen Bereich nur die zur Zahlung fälligen Rechnungen, die in dem Zahllauf gespeichert sind, markiert: Alle anderen Rechnungen sind nicht zur Zahlung markiert, auch wenn diese nach der Fälligkeit bezahlt werden sollten.
Sie können jetzt dementsprechend einzelne Rechnungen wieder abwählen und Neue auswählen sowie den Zahlbetrag der Rechnungen ändern.
In Ihrer ZV sind jetzt die bezahlten Rechnungen mit dem "€"-Symbol gekennzeichnet.
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Bitte beachten Sie: Wenn Sie eine Rechnung einmal zur Zahlung markiert und anschließend eine SEPA-XML Datei erstellt haben, bleibt das Symbol in der Zahlungsvorschlagliste erhalten, selbst wenn Sie bei der neuen SEPA-XML Datei diese Rechnung nicht markiert und somit nicht gezahlt haben!
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Bitte beachten: Wir empfehlen Ihnen vor dem Zahlvorgang immer die Bank abzuarbeiten und somit die Positionen den Rechnungen zuzuordnen. So wird gewährleistet, dass die bezahlten Rechnungen aus der Zahlungsvorschlagsliste bereiningt sind!
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