Voraussetzung für einen korrekten Mahnlauf, sind die richtigen Stammdaten Ihrer Kunden, bitte prüfen Sie diese im Voraus.
In den Optionen unter „Allgemein“ treffen Sie die Einstellungen für die Mahntage- und Gebühren. Diese beziehen sich auf jeden Kunden und sind zwingend erforderlich für den Mahnlauf. Die hier angezeigten Mahntage beziehen sich auf das Datum „Fälligkeit R“ bzw. „Fälligkeit E“ in Ihrer Kunden-ZV.
Die Logik für die Erstellung der Mahnläufe lautet:
Mahnlauf 1 wird ab Ablauf der in der Rechnung hinterlegten Fälligkeit berechnet - Tragen Sie hier also zum Beispiel eine 3 ein, um 3 Tage nach Ablauf der Fälligkeit einen Mahnvorschlag für die Rechnung zu erhalten.
Mahnlauf 2 wird ab dem Datum der ersten Mahnung berechnet - Tragen Sie hier also eine 7 ein, um 7 weitere Tage nach dem ersten Mahnlauf die zweite Mahnung vorgeschlagen zu bekommen.
Mahnlauf 3 wird ab dem Datum der zweiten Mahnung berechnet - Tragen Sie somit ebenfalls eine 7 ein, um 7 weitere Tage nach dem zweiten Mahnlauf die dritte Mahnung vorgeschlagen zu bekommen.
Sie können die Mahneinstellungen auch für jeden Kunden individuell treffen, öffnen Sie dazu die Stammdaten des jeweiligen Kunden. Hier finden Sie wieder den Bereich „Mahnung“.
Bei erfolgreicher Einstellung wird Ihnen in der ZV-Liste in der Spalte M die jeweilige Mahnstufe vorgeschlagen. Die Spalte M aktivieren Sie, indem Sie im Filter-Flyoutfeld Ihre ZV-Listenansicht mit dem Feld Mahnungen vorbelegen.
Durch einen Klick auf "M1" können Sie die Mahnstufe manuell auf "M2" und "M3" erhöhen, oder auch ganz entfernen.
Um die entsprechenden Mahnungen in FIBUscan zu generieren, klicken Sie auf das Symbol „M“ in der unteren Leiste.
Nun wird Ihnen noch einmal der gesamte Mahnlauf dargestellt. Hier haben Sie noch einmal die Möglichkeit, die Ausgabeart zu wählen (Drucker, E-Mail, Fax), sofern die Angaben in den Personenstammdaten hinterlegt sind.
Sie können die Mahnungen durch einen Klick auf den Button „Vorschau“ noch einmal prüfen oder über den Button „Speichern“ erstellen. Die Mahnungen werden nun an die jeweilige Rechnung geheftet und gespeichert. Der gesamte Mahnlauf wird Ihnen im Belegviewer angezeigt und lässt sich nun über das Drucksymbol ganz einfach ausdrucken.
Die auf der rechten Seite erscheinende Aufstellung des Mahnlauf
1. nach der Zusammenstellung in der Spalte M derr ZV Liste lässt sich
2. nach den in den Spaltenköpfen angegebenen Daten sortieren, dazu nur die Spaltenbezeichnungen anklicken. Zudem wird in der Spalte Ausgabe das Mittel der Ausgabe vorgeschlagen. Es kann per Doppelklick das Dropdownmenü innerhalb der einzelnen Zeilen ausgewählt werden, wie die die Mahnung versendet wird, über Drucker oder E-Mail. Der Drucker ist (nur) vorbelegt.
3. Mit dem Exportbutton lässt sich der aufgestellte Mahnlauf exportieren und in Excel weiter bearbeiten.
4. Die Mahnleiste lassen Sie sich über das Flyoutfeld "Filter" anzeigen, welches sich in der ZV Liste oben links befindet. Dort öffnen Sie die Funktion zur individuellen Einstellung der ZV Listenansicht und aktivieren die Spalte Mahnung.
Bei dem nächsten Aufruf der Kunden-ZV wird Ihnen die bereits erreichte Mahnstufe vor der Rechnungsnummer angezeigt und bei Klick auf die jeweilige Rechnung in der Thumbnailliste und dem Belegviewer angezeigt.
Wenn auf der Mahnung Gebühren oder Zinsen aufgeführt werden, werden diese unter der entsprechenden Rechnungsposition in der ZV hinzugespeichert. Bei einem weiteren Mahnlauf müssen diese unbedingt mitangeklickt werden!
In den gespeicherten Mahnformularen sind bei Installation bereits Mahntexte hinterlegt, Sie können diese jedoch individuell anpassen.
Sollten Sie eine Mahnung einmal ausversehen erstellen, können Sie diese auch wieder zurücknehmen.
Sie haben nun die Möglichkeit, die Mails aus FIBUscan an mehrere E-Mail Adressen zu senden. Sie müssen hierfür in den Stammdaten die zwei Adressen mit einem Semikolon getrennt eingeben.
Um den Versand der Mahnungen für jene Kunden zu denen E-Mail-Adressen voliegen per automatischen Versand vorzubelegen, müssen Sie:
BILD C:\Users\arnold\Dropbox\FIBUscan Handbuch\Bilder\Kunden\Mahnung E Mail
(1) Die zu mahnenden Belege als Mahnlauf aufrufen und die Voreinstellungen kontrollieren
(2) Die Stammdaten des Kunden öffnen, in dem die Voreinstellung der Amhnung auf den Druck/Versand per E-Mail vorbelegt werden soll.
(3) Sie erfassen die E-Mail Adresse des Mandanten in den Adressdaten, und
(4) Tragen im Bereich Sonstiges in den Bemerkungen das Wort Mail ein. Sollten dort bereis Eintragungen für andere Funktionalitäten des Programms stehen, trennen Sie den Eintrag per Semikolon und Freitaste voneinander ab.
Erfassen Sie diese Funktion am Besten immer gleich bei Neuanlage der Kundenstammdaten
In der Aufstellung der Mahnungen erscheint als Ausgabevorlage ab sofort die E-Mail-Adresse des Kunden. Per Aktivierung des Speicherbutton wird die Mahnung per E-Mail versendet.
Sollten bereits mehrere Stammdatensätze angelegt haben und diese Funktion nachaktivieren wollen, empfehlen wir:
BILD C:\Users\arnold\Dropbox\FIBUscan Handbuch\Bilder\Kunden\Mahnung E Mail2
(1) in den Optionen, die
(2) Personenkonten und
(3) innerhalb des Filterflyout die
(4) Kundenstammdaten zu aktivieren un in der Ansicht die Bemerkungen zu aktivieren
(5) in der betreffenden Spalte lässt sich der Eintrag für mehrere Stammdatensätze im Stapel eintragen.
