Änderungen, Korrekturen und Löschungen (Deaktivierungen)
Die Bearbeitung der zu erfassenden Belege und Kontenbewegungen beinhaltet neben der reinen Erfassung derselben auch die Änderung der betreffenden Daten und die Möglichkeit, erfasste Daten zu löschen, d.h diese für die weitere Bearbeitung unzugänglich zu machen.
Die Gründe zur Löschung und Änderung von Buchungsdaten sind vielfältig, und erfordern ggf. bestimmtes Vorgehen, so dass hier nicht alle Varianten zur Änderung/Löschung aufgezeichnet werden können, sondern nur die nach unserer Erfahrung am häufigsten vorkommenden.
Im folgenden Kapitel wird die Deaktivierung der Buchungen als "Löschen" bezeichnet, da die betreffenden Datensätze für die weitere Bearbeitung nicht mehr zur Verfügung stehen.
Das Löschen/Ändern von bereits erfassten Daten sollte immer erst nach genauer Prüfung vorgenommen werden.
Grundsätzlich ist es möglich Änderungen und Löschungen an mehreren Punkten innerhalb des Programmes vorzunehmen, aber es wird empfohlen:
! Bitte nehmen Sie Änderungen/Löschungen von Belegen und Bank- und Kassenbewegungen immer im Erfassungsfeld des betreffenden Belegkreises, d.h. innerhalb der Bearbeiten-Ansicht vor!
Nur dort ist gewährleistet, dass Ihnen alle zur Bewertung Ihres Vorhabens notwendigen Informationen vorliegen. Die Ausnahmen hierzu bestehen nur, wenn es zu den zu löschenden / ändernden Vorgängen keine Positionen innerhalb der Erfassungsumgebung existieren(z.B. Zahlungsdifferenzen in der ZV Liste).
!Erfassen Sie bei Korrekturen eine Info darüber, weswegen Sie die Korrektur/Änderung/Löschung vorgenommen haben, und in welchem Zusammenhang dies geschehen ist, z.B. "Löschung wegen Doppelerfassung in BNR... während der Abstimmung zum JA 20xx..." .
! Prüfen Sie bei Korrektur oder Löschung eines Beleges immer, ob bereits Zahlungsvorgänge mit diesem Beleg verknüpft wurden (siehe betreffende Artikel in der Folge). Achten Sie nach Änderung /Löschung darauf , dass der Zahlungsposten, welcher innerhalb der ZV Liste im betreffenden Personenkonto verknpft war separat gelöscht werden muss. In der Bank steht der Posten wieder zur erneuten Zuordnung zur Verfügung.
Fragen zur Bearbeitung der Löschung/ Änderung:
1. Handelt es sich um die Änderung Löschung einer Belegbuchung oder um die Löschung einer Zahlung(Bank, Kasse)?
2. Ist die Buchung bereits buchhalterisch erfasst/exportiert?
3. Existiert zu dem Beleg bereits ein Zahlungsvorgang?
4. Handelt es sich um eine Einzelzahlung oder um eine Sammelzahlung?
5. Weswegen wird der Vorgang geändert/gelöscht?
6. Wurde der Beleg auf eine Kostenstelle erfasst?
7. Erfolgte bereits eine Zahlung aus welcher eine Skontobuchung entstand?
Vorgehen in folgenden Vorfällen:
A) Beleg erfasst, es gibt noch keinen Zahlvorgang zu diesem Beleg; der Beleg wurde buchhalterisch noch nicht erfasst. Eine KSt.- Erfassung liegt vor.
1. Betrag falsch erfasst,
2. Belegbetrag in der Belegansicht zur Kontrolle anzeigen.
3. Belegbuchung aktivieren über "R"-Button in der Bearbeitungsleiste die Rechnungsdaten öffnen, und Betrag ändern.
4. Kontrolle des in der Kostenstelle erfassten Betrages, diesen ebenfalls ändern,
5.dazu den Einzelsatz aktivieren und löschen (Papierkorbbutton).
6.Korrektur neu erfassen über die Erfassungsfelder(hier Kostenstelle, Zweck und Betrag.
7. und den "+"-Button.
Da es noch keine buchhalterische Erfassung gab, und auch noch keine Zahlung erfolgte muss nur der Betrag an sich und die Erfassung in der KSt. geändert werden. Programmtechnisch wird dieser Vorgang behandelt, wie eine Ersterfassung, es gibt keine Storno- und keine Korrekturbuchung.
Die Buchung erscheint incl. der KSt.-Zuordnung dem Berater zur buchhalterischen Erfassung.
ACHTUNG! Wurde die Korrektur nicht vollständig, d.h. einschließlich der zu korrigierenden KSt. vorgenommen, bekommt Ihre Buchhaltung diesen Beleg nicht exportiert, da sich die Daten zur Buchung widersprechen!
B) Beleg erfasst, und bereits buchhalterisch gebucht, und es wurde noch keine Zahlung hierzu erfasst
Der Beleg wird aktiviert und die Rechnungsdaten aufgerufen, dabei wird über das Flyout Buchhaltung (1) angegeben ob und wann der Beleg gebucht wurde (2) der Link hinter Buchungen (3) aktiviert, und es erscheint das Popup-Feld Vorkontierungen (4) mit Angabe, wie der Beleg buchhalterisch erfasst wurde.
Wenn der ursprüngliche Beleg bereits buchhalterisch erfasst wurde, kann man keine Änderungen der zugeordneten Kostenstellen vornehmen. Der Beleg muss vollständig gelöscht und neu erfasst, und die korrekte Zuordnung der Kostenstelle vorgenommen werden. Eine automatisierte Datenkorrektur bezüglich der KSt. erfolgt nicht.
C) Der Beleg ist erfasst, buchhalterisch noch nicht verarbeitet, aber es erfolgte bereits eine Zahlung oder Verrechnung zu diesem Beleg.
Zu erkennen ist dies wenn in der Erfassungsmaske in der Spalte "Offen" in geringerer als der Belegbetrag steht, oder EUR 0,00. (1)
Sie aktivieren die Belegzeile, und in der Box mit den Bearbeitungsbutton den Suchbutton mit dem Lupensymbol. das sich öffnende Popup Feld weist den Betrag und den OPOS aus. Aktivieren Sie den OPOS öffnet sich die Darstellung des Gesamtvorganges zum Ausgleich des OPOS. Aktivieren Sie nachfolgend die Zahlungsposition öffent sich ein weiteres Feld (3) mit der Darstellung der Zahlung, im vorliegenden Fall als Einzelzahlung (C1), oder
(C2) per Zahlung innerhalb einer Sammelzahlung. Es werden dabei zusätzlich alle anderen zu diesem Zahllauf/Sammler gehörigen Zahlungen angezeigt. Der Posten innerhalb dessen der betreffende Betrag beglichen wurde (4) , wird in der Liste an der Position dargestellt, an welcher lt. Protokoll die Überweisung lief, die untere Position(5) ist nur eine Darstellung des separierten betreffenden Betrages.
Die Unterscheidung, wie eine Zahlung erfolgte, ist nur in der Erfassungsansicht möglich, daher die Empfehlung, die Löschungen/Änderungen nur in der Erfassungsansicht im Bearbeitenteil der Belegkreise vorzunehmen.
zu (C1) Bei Belegen mit Einzelzahlung deaktivieren Sie bitte die Buchungsvernüpfungen der Zahlung, und stellen Sie diese bitte zur erneuten Bearbeitung zur Verfügung.
Wechseln Sie dazu in den Belegkreis des Bankkontos, auf welchem die Zahlung des Betrages erfolgte. Diese ist grau unterlegt. Überprüfen Sie Konto, Datum , Betrag und sonstige Informationen. Aktivieren sie diese Zeile (1), und klicken Sie auf den Papierkorbbutton in der Bearbeitungszeile, so dass das Popup (2) erscheint. ACHTUNG! Erscheint dieses Popup nicht, brechen Sie diesen Vorgang ab, und überprüfen Sie ob die ausgewählte Zeile wirklich bereits zugeordnet wurde. Der Eintrag im Popup Fenster bezieht sich auf die weitere Bearbeitung des Vorganges im Programm. Die ursprüngliche Verknüpfung auf unseren zu ändernden/löschenden Beleg wird aufgehoben.
ACHTUNG! Sofern die Zahlung unter Verrechnung von SKONTO vorgenommen wurde ist vor der weiteren Bearbeitung in der ZV Liste die erfasste Skontobuchung händisch zu löschen.
Nehmen Sie nachfolgend die Änderungen innerhalb des Beleges vor, und verknüpfen Sie danach die Zahlung mit dem nunmehr geänderten Buchungssatz. Sollten Sich daraus Differenzen im Betrag ergeben, werden diese in der ZV Liste angezeigt, und sind gegebenenfalls mit dem Kreditor/Debitorabzustimmen, und per weiterer Zahlung auszugleichen.
(C2) Korrekturen von Belegen, welche innerhalb eines Sammlers/Zahllaufs ausgeglichen wurden, sind nur unter unverhältnismäßigem Aufwand zu ändern oder zu löschen, da bei der Korrektur der ursprünglichen Verknüpfung der Zahlung die Zuordnungen sämtlicher Positionen des Sammlers aufgelöst werden, und diese nachfolgend gegebenenfalls händisch wierder zu zu ordnen sind.
Es wird in diesem Fall empfohlen die Korrekturen nicht im betreffenden Beleg in FIBUscan vorzunehmen, sondern diesen über einen Stornobeleg und korrigierten neuen Beleg zu berichtigen. Beide Beleg erzeugen wiederum im betreffenden Personenkonto in der ZV Liste einen OPOS , den es mit dem Kreditor/Debitor abzustimmen und per Zahlung auszugleichen gilt.
D) Löschungen von offenen Restposten in der ZV Liste
D1) Werden Rest- oder Differenzbeträge zu Buchungsvorgängen erfasst,
sollten diese, sofern es dazu keine Korrekturbelege gibt, ausgebucht werden. Das Kapitel D1 beschreibt die Bearbeitung anhand der nachvollzogenen Skontoerfassung, gilt aber für alle offenen Differenzbeträge.
Wird bei Zuordnung einer Zahlung mit Skonto zu einem Beleg nicht der Haken mit %-Zeichen aktiviert, erfolgt die Verbuchung der Differenz ebenfalls auf das Personenkonto des Kreditors/Debitors aber nicht innerhalb des Programmes als Skontobetrag.
Es wurden beide Zahlungsvorgänge in der ZV Liste mit Skonto erfasst und zu Zahlung übertragen.
In der Bank erscheint der Zahlbetrag mit beiden Rechnungsnummern (1) und wird über die Positionen (2) in der Anzeige ZV Liste ausgeglichen, dass die Skontenbeträge bereits abgezogen wurden, aber die Erfassung ohne Skontoprogrammierung (3) erfolgt.
Der Saldo der verrrechneten Zahlsumme (4) beläuft sich auf 0,00 EUR , und wenn jetzt über (5) den Speicherbutton die Zuordnung erfolgt, erscheint das Popup (6) mit dem Efassungshinweis zum Differenzbetrag.
ACHTUNG! Diese Erfassung erfolgt, wenn z.B. die Zahlung/ der Einzug nicht aus FIBUscan erfolgt, sondern über ein Drittprogramm ausgeführt wurde, oder bei Zahlungseinzügen bzw. Zahlungen durch Dritte. Bei Erstellung des Zahllauf, Erfassung und Überweisung aus FIBUscan und anschließender Bankerfassung, werden die betreffenden Belege über das Flyout ZV-Sammler erfasst.
In der ZV Liste erscheinen die Positionen innerhalb des bezogenen Personenkontos (1) roter Rahmen; Die beiden Buchungen(2) (gelb unterlegt) stehen noch mit dem offenen Posten in Höhe des nicht erfassten Skonto in der ZV Liste.
öffnet man beide Belege, steht in der 1. Zeile der Differenzbetrag zwischen Beleg(2. Zeile) und Bankbuchung (3. Zeile). Man aktiviert die 1.Zeile (3) (grüner Rahmen), und löscht diese über das Papierkorbsymbol in der sich öffneden Befehlszeile. Die nachfolgeden Popup Felder mit Sicherheitsnachfrage des Programmes und Hinweis, zu dem Vorhaben eine Nachricht zu hinterlegen, führen zum1. Popup-Fenster (4) in welchem man die Info eintragen sollte, und per Aktivierung der Beraterinfo (5) diese Info auch der Buchhaltung zur Erfassung hinterlegen. Den Vorgang beendet man über das Speichersymbol.
Das Programm legt der Buchhaltung den Beleg im Beraterteil zur Verbuchung mit dem Infotext "SKONTO" vor.
In der Kreditorendarstellung erscheinen die Skontobuchungen unter dem betreffenden Beleg.
D2) Das Löschen von Altbeständen, uneinbringlichen Forderungen, nicht mehr geforderten Verbindlichkeiten und dergleichen
ACHTUNG! Diese Korrekturen nehmen Sie bitte nur in Absprache mit Ihrem Steuerberaterbüro/Buchhaltungsbüro vor!
Zur Beseitigung diesen OPOS gibt es mehrere Möglichkeiten,
a) die empfohlene Variante ist die Erfassung eines Gegenbeleges, mit den Unterlagen im Anhang, die die Löschung/Änderung begründen (Insolvenztabellen, Gerichtsurteile...) so dass der OPOS aufgelöst wird.
b) Möglich, aber nicht empfohlen ist das einfache Löschen des OPOS aus der Liste; der Nachteil ist, dass dieser Beleg nicht mehr in dem betreffenden Personenkonto erscheint, er ist für die weitere ggf. später erfolgende Buchung unzugänglich und nur in den GoBD-Daten nachzuvollziehen.
c) Die dritte Variante ist das Verbuchen über ein separat anzulegendes Kassenkonto ZV-Verrechnung. Die Anlage des Kontos ist mit dem Steuerberater-/Buchhaltungsbüro abzustimmen, da zur endgültigen Bearbeitung ein Export und damit die Vergabe eines FIBUKontos notwendig ist. In der Buchhaltung erfolgt dann die Erfassung als nicht mehr bestehend.
E Löschungen in der Bank
Löschungen oder Korrekturen von Bankbewegungen sind nur im Bereich Bearbeiten in dem betreffenden Bankkonto möglich. Bitte entsprechende Korrekturen nicht in der ZV Liste oder innerhalb der Peronenkontendarstellung durchführen, da Ihnen dort die zur Bearbeitung notwendigen Informationen fehlen.
Fehlüberweisungen können nicht per Änderung/Löschen der Bankbewegung in FIBUscan korrigiert werden! Die Korrektur muss über Zahlungskorrektur
a) per Rücküberweisung und Neuüberweisung, oder
b) per Differenzüberweisung
durchgeführt werden!
E1) Korrekturen von Einzelbuchungen
Bitte beachten Sie, dass in den Abschnitten E1 und E2 ausschließlich Buchungen betrachtet werden, welche bereits entweder einem Personenkonto(Lieferant/Kunde), einem bestimmten Beleg zugeordnet wurden, oder welche ohne Zuordnung an die Buchhaltung zur Erfassung gegen Aufwands- oder Erlöskonten gebucht werden! Diese sind in der Bankansicht nach Deaktivierung des Filters grau unterlegt. (siehe auch Punkt C1).
Sie markieren die Buchung und deaktivieren die ursprüngliche Zuordnung, und nach Löschung über das Papierkorbsymbol erscheint das Popup
(2) mit dem Hinweis, dass mit dem Löschvorgang nicht die Bankbewegung gelöscht wird, sondern die bis dahin bestehende Verknüpfung zu einem bestimmten Beleg bzw. Personenkonto oder Skonto. DIe drücken nachfolgend auf "Ja".
Nach erneuter Aktivierung des Bearbeitungsfilters
(1) wird die Buchung zur erneuten Beartbeitung bereitgestellt, und dier Beleg zu welchem die Zahlung durchgeführt wurde erscheint auf der rechten Bildschirmseite im Flyout Feld ZV Sammler
(3). Sie wird markiert, und je nachdem, wie die Zahlungen vom Betrag her mit der Summe der Beträge im ZV Sammler übereinstimmt, beläuft sich der Differenzbetrag auf 0,00EUR. Mit dem Speicherbutton
(4) wird die Zuordnung neu erfasst.
Im Hintergrund werden zwei Buchungen dem Berater zur Übertragung in das Buchhaltung zur Verfügung gestellt, zum einen die Stornobuchung der ursprünglichen Zuordnung, und zum anderen die neu erfasste Zuordnung der Bankbewegung.
E2) Korrekturen von Zahlungen innerhalb einer Sammelbuchung
Das Löschen einer Zahlung innerhalb eines Sammlers ist möglich aber sehr kompliziert und wird NICHT! empfohlen.
Hintergrund ist, dass die Rücknahme einer Einzelzahlung zur Auflösung des gesamtem Zahlvorganges führt, und alle Buchungen gegebenenfalls einzeln über die ZV -Liste und nicht über den ursprünglichen ZV Sammler zugeordnet werden müssen. Skontobuchungen sind dabei gesondert aus der ZV Liste zu löschen, um diese nachfolgend bei der händischen Zuordnung wieder zu erfassen.
Um dieses Vorgehen zu umgehen, wird empfohlen, die Änderung/Löschung des betreffenden Zahlbetrages mit dem Kreditor direkt abzuklären und per separater Bankbewegung auszugleichen.
F) Löschen einer Bankbewegung, Zu welcher noch keine Zuordnung erfolgte
Das Löschen einer Bankbewegung, welche noch nicht zugeordnet wurde, ist ein Vorgang, welcher nur in sehr seltenen Fällen berechtigt ist. D.h. in Fällen einer Doppelerfassung, im Fall einer Fehlerfassung, sofern die Bankdaten über verschiedene Wege in FIBscan erfasst werden oder bei der Ersterfassung, bzw. Umstellung der Erfassungswege.
Im Gegensatz zu den Bankbewegungen, welche bereits zugeordnet wurden, erfolgt hier die Löschung/Deaktivierung der Bankbewegung an sich, welche nachfolgend zur anderweitigen Zuordnung nicht mehr zur Verfügung steht.
(1) Sollte trotzdem das Löschen erforderlich sein, erfolgt die Löschung ebenfalls über die Löschfunktion in der Bearbeitungszeile nach Aktivierung der Zeile mit der Bankbewegung.
(2) das sich öffnende Popup-Fenster enthält den betreffenden Hinweis, und sollte dringend berücksichtigt werden.
