Abwesenheitstypen werden im Webclient im Feld Einstellungen angelegt.
Dazu wird über den "+" Button der neue Typ angelegt,
- über das Namensfeld (1) benannt und
- die Merkmale(2) gemäß betrieblicher Festlegung zugeordnet.
- Zur Darstellung auf dem Kalender und in der Abteilung wird jedem Abwesenheitstyp eine Farbe zugeordnet (3) und
- der Vorgang gespeichert (4).
Abwesenheitstypen werden selten geändert und bleiben über weite Zeiträume stabil, da sie eine der Grundlagen zur Arbeitszeitabrechnung darstellen.
Abwesenheitstypen (1) bezeichnen Fehlzeiten von der regulären Arbeitszeit und Abwesenheitszeiten vom regulären Arbeitsort, die sich in den unter (2) genannten Merkmalen voneinandern unterscheiden. Die angelegten Merkmale bezeichnen Funktionen bei der Verarbeitung der Information über die Art der Abwesenheit, um diese in verschiedenen Bereichen des Programmes anzuzeigen und auszuwerten.
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Urlaub:
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ist die bezahlte Freistellung von der Arbeit. Dieses Merkmal erhalten Abwesenheitstypen, die als Arbeit bewertet werden,und den vereinbarten Urlaubsanspruch mindern.
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Stunden:
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bezeichnet die Abwesenheitstypen, die nicht einen vollständigen Arbeitstag betreffen.
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Arbeit:
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Dieser Abwesenheittyp zählt als Arbeitszeit. Achtung für die Kunden die auch die Zeiterfassung nutzen, der Eintrag bewirkt, dass die Urlaubstage auch in der Zeiterfassung Auswertung angezeigt werden und für die IST Arbeitszeitberechnung.
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Genehmigung:
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Für dieses Merkmal ist die Betriebsorganisation maßgeblich; es gilt in den meisten Unternehmen für alle Abwesenheitstypen die der/die Mitarbeiter/in willkürlich bzw. eigenverantwortlich wählen kann.
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Kollegen:
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betrifft Abwesenheiten, von denen die Kollegen in Kenntnis zu setzen sind, um sich ggf. auf die Umstellungen auf Grund der Abwesenheit einzustellen.
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Nachweis:
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betrifft Abwesenheitstypen, bei denen aus rechtlichen Gründen oder aus Günden der betrieblichen Vereinbarungen Nachweise erforderlich sind, und dient der Übersicht über die Vollständigkeit der Unterlagen, und der korrekten Abrechnung dieser Zeiten.
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Arbeitsunfähigkeit:
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dient der Charakterisierung der Abwesenheit in Bezug auf kalkulatorische und personalplanerische Fragen.
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Die Einrichtung der Abwesenheitstypen benötigt eine Aufstellung aller betriebsüblichen Abwesenheitstypen und die Art deren Erfassung und Auswertung.
Sollten sich zwei oder mehrere betriebsübliche Abwesenheiten in keinem der angegebenen Merkmale voneinander unterscheiden, ist die Erfassung als ein Typ angebracht, um bei den Mitarbeiter/innen mehr Klarheit zu erreichen.
Abwesenheiten im Sinn dieser Planung sind z.B.: Urlaub, Überstundenabbau, Schulungen/Weiterbildung, Ausbildung, Elternzeit, Mutterschutz, Krankheiten, Termin (privat) .
Abwesenheiten, welche sich aus der Arbeitstätigkeit ergeben, wie Dienstreisen, Wahrnehmung externer Termine oder der permanente Wechsel der Arbeitsstelle könnten zur Kollegeninformation oder als Planungsinformation ebenfalls hier abgebildet werden, wobei man aber die Abgrenzung zur Zeiterfassung genau definieren sollte, um Doppelungen oder andere Fehler in der Erfassung von Abwesenheitszeiten zu vermeiden.
