Ein Ziel der Arbeit im FIBUscan ist, dass die Ergebnisse und Bestände in FIBUsan die gleichen Werte aufweisen, wie die Buchhaltung und ggf. parallel geführte Programme zur betriebswirtschaftlichen Auswertung.
Insbesondere bei der Bearbeitung zweier Mandanten, welche in engen Geschäftsbeziehungen stehen (hier: verbundene Unternehmen) durch eine Sachbearbeitung in der Rechnungs- und Zahlungserfassung, müssen die Konten regelmäßig verglichen und abgeglichen werden.
Abgleich zweier Mandanten in einer Sachbearbeitung
Befinden sich zwei Mandanten mit enger wirtschaftlicher Verbindung zueinander (hier: verbundene Unternehmen) in Ihrer Verwaltung, ist es notwendig, dass die gegenseitigen Verbindlichkeiten und Forderungen in gleicher Weise aber gespiegelt in beiden Mandanten erscheinen.
D.h. zum einen, dass sofern nicht beide Mandanten einander als sowohl Kunde als auch Lieferant gegenüberstehen, klar ist, wer wem gegenüber in welcher Position erfasst wird. Stimmen Sie mit Ihrem Buchhaltungsbüro/Steuerbüro ab, wie die jeweiligen verbundenen Unternehmen anzulegen sind.
Bearbeitungsempfehlung:
1. Bearbeiten Sie die Mandanten immer parallel, d.h.
a) legen Sie das verbundene Unternehmen bei einem Mandanten entsprechend der Anlage des Mandanten beim verbundenen Unternehmen an. Beachten Sie die gegenseitigen Zahlungsbedingungen. Weichen diese voneinander ab, legen Sie beide Geschäftspartner jeweils als Kreditor und Debitor an, wobei der Kreditor bei dem einen Mandanten dem Debitor auf der anderen Seite zu zu ordnen ist.
b) Bearbeiten Sie Rechnungen/Gutschriften des einen Mandanten (A) an den anderen (B) unmittelbar folgend auch in (B) in gespiegelter Weise ( in Bezug auf Betrag, Zahlungsbedingungen, Zuordnungen der Aufwands und ggf. eingerichteten Erlöskonten).
c) Gegenseitige Zahlungen zu Rechnungen immer aus der ZV Liste generieren,
- nach Überweisung aus ZV Liste, unmittelbar Bank bei (A) abrufen und ZV Sammler zuordnen.
- Bank in (B) abrufen und Zuordnung entsprechend ZV-Protokoll (siehe Archiv in (A)) vornehmen
d) Umbuchungen und Verrechnungen immer in gleicher Weise auch beim anderen Mandanten vornehmen, d.h. die Verbindlichkeiten und Forderungen in (A) gespiegelt in den Forderungen und Verbindlichkeiten in (B) miteinander verrechnen.
2. Zahlungen zum Liquiditätsausgleich (nur zwischen zwei separat geführten Filialen eines Unternehmens möglich),nur in Abstimmung mit dem Buchhaltungs- bzw. STB-Büro parallel Verrechnungskonten erstellen auf welche diese separaten Zahlungen erfasst werden. Auch gegenseitig gewährte Darlehen unmittelbar als gewährte und empfangene Darlehen anlegen
3. Verrechnungen, Fehlüberweisungen und falsche Abrechnungen Dritter wenn möglich rückabwickeln!
- erbringt ein Lieferant Leistungen für eines der verbundenen Unternehmen, rechnet falsch gegenüber dem anderen ab, und zieht gegebenenfalls gem. der falschen Abrechnung ein, ist der empfohlene Bearbeitungsweg, die Rückzahlung zu fordern, gegen die Zahlung zu buchen, und den Beleg durch ein Belegstorno zu erfassen, d.h. die komplette Falscherfassung zurück zu nehmen. Überprüfen Sie Ihre Auftragsvergabe! Nicht dass der Lieferant zu Recht Ihnen und nicht dem verbundenen Unternehmen gegenüber abrechnete.
ACHTUNG! Vermeiden Sie:
- Weiterberechnungen an das verbundene Unternehmen
- daraus folgenden Zahlungsausgleich
- Verrechnung gegenseitiger Forderungen!
