Über den Mandantentalk haben Sie die Möglichkeit Ihrem Mandanten direkt beim Buchen Fragen zu einem bestimmten Vorgang zu stellen und/oder Unterlagen zu diesem Vorgang anzufordern.
In unserem Beispielt fehlt für die ausgewählte Position im Belegkreis Lieferanten der Beleg zu einer Rechnung:
1. Klicken Sie den Vorgang (1) an.
2. Sie stellen fest, dass Ihnen der Beleg zu dem Vorgang fehlt (2) und Sie die Buchung somit nicht abschließen können.
3. Öffnen Sie das Flyout Mandantentalk mit einem Klick auf den Reiter "Mandantentalk" (3).
4. Wählen Sie den Ansprechpartner (4) im Unternehmen aus, der die Nachricht von Ihnen erhalten soll. Hat Ihr Kunden keine weitere Benutzer eingerichtet dann lassen Sie das Feld leer.
Der Ansprechpartner "intern" dient Ihnen lediglich intern als Tool, um Vorgänge mit Ihren Kollegen besprechen zu können - in den Fall wird keine Mail gesendet. Der Mandant erhält somit darüber keine Benachrichtigung.
5. Tragen Sie Ihren Namen in das Feld "Absender" ein (5).
6. Schreiben Sie die Nachricht an Ihren Mandanten (6).
7. Starten Sie den Talk mit einem Klick auf den Papierflieger (7).
Um den Mandanten nicht mit E-Mails zu überhäufen, erhält der Ansprechpartner erst eine (gesammelte) Nachricht über die gestarteten Talks, wenn Sie FIBUscan schließen.
Mit einem Rechtsklick auf dem Papierflieger, wenn Sie die Auswahl "Email versenden" auswählen, haben Sie trotzdem die Möglichkeit nach dem Sie den Talk erstellt haben, eine Meldung schon vor das Beenden vom FIBUscan zu senden.
8. Die Nachricht wird, nachdem Sie den Talk gestartet haben, wie in einem Chat-System angezeigt (1).
9. Detailsinformationen wie die Uhrzeit und ein Übermittlungsstatus werden Ihnen auf der rechten Seite (2) angezeigt. Hier hätte Sie auch die Möglichkeit Ihre Nachricht über das "x" zu löschen.
10. Im Status Ihrer Vorgänge (3) erhalten Sie ein leeres Sprechblasensymbol. Dies signalisiert Ihnen, dass Sie hier noch auf eine Antwort des Mandanten warten.
11. Möchten Sie FIBUscan nicht erst schließen, damit die E-Mail an den Mandanten versendet wird, können Sie mit einem Rechtsklick auf das Papierflieger-Symbol ein Kontextmenü öffnen und hier "Email versenden" anklicken, um Ihrem Mandanten sofort eine Nachricht zu übermitteln.
12. Ihr Mandant wird nun über den neu gestarteten Talk per E-Mail informiert und kann hierüber direkt in das Online-Portal wechseln und Ihre Anfrage bearbeiten.
13. Browseransicht für den Mandanten, verfügbar für alle Endgeräte mit Internetbrowser.
Hier ist es dem Mandanten möglich auf Ihre Fragen mit Textnachrichten zu antworten, Belege hochzuladen und einen Überblick über ungeklärte Positionen zu behalten.
Alternativ kann der Mandant Ihre Anfragen auch über das Archiv in FIBUscan beantworten.
14. Sobald Ihr Mandant Ihnen zu einer Position geantwortet hat, erkennen Sie dies am veränderten Status-Symbol. Die Sprechblase enthält nun drei Punkte (1).
15. Sie sehen nun die Nachrichten Ihres Mandanten. Die Sprechblasen des Mandanten beginnen rechts und sind gelb hinterlegt. Anhänge werden gesondert aufgeführt.
Sie haben die Möglichkeit nur nach der Positionen die einen Talk haben zu sortieren. Schalten Sie die Talk Filter ein um nur die Einträge der einen Talkeintrag haben zu sehen. Sie erkennen an der unterschiedliche Symbole die jeweils nicht beantwortete (1), von Ihrem Mandanten beantwortete (2) oder die interne Talks (3).
16. Der hinzugefügte Beleg wird Ihnen gleich rechts angezeigt (3), sodass Sie die Position nun final bearbeiten können.
17. Wenn alle Unklarheiten zu dieser Position geklärt sind, schließen Sie den Talk über den roten Button unten rechts (4).
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Der Talk in den Mandantentalk schließt sich nicht selbstständig.
Jedoch beim Exportieren der Positionen werden die noch offene Talks geschlossen
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Token mit Passwortabfrage
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Standardmäßig enthalten die E-Mails, welche an den Mandanten über den Mandantentalk gesendet werden, einen Login-Token, sodass der Mandant seine Zugangsdaten nicht eingeben muss. Dieser Token beschränkt sich im Online-Portal rein auf den Bereich des Mandantentalks. Sollte dieser Zugang also genutzt werden und es werden anderweitige Reiter im Online-Portal versucht zu öffnen, wird ein gesonderter Login verlangt.
Sollten Sie oder Ihr Mandant dennoch auch für den Bereich des Mandantentalks immer einen gesonderten Login wünschen, aktivieren Sie bitte die Option "MandantenTalk Passwort" im Bereich "Optionen" -> "Allgemein".
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