Der folgende Abschnitt gilt im Wesentlichen auch für alle Geld- und Verrechnungskonten.
1. Die Einrichtung der betreffenden Konten erfolgt in den Optionen, Kontenverwaltung. Bitte achten Sie darauf, dass zu allen Konten, deren Datenerfassung und Übergabe in FIBUscan erfolgen soll, dort angelegt sind, und für jedes Konto das aktuelle "Konto Fibu" hinterlegt ist.
Es kann Bankkonten geben, deren Daten nicht über FIBUscan zwischen Mandant und Buchhaltungs-/Steuerberatungsbüro übertragen werden, z.B. Darlehenskonten, Sparguthaben oder dergleichen mehr.
Es wird empfohlen, alle zum Zahlverkehr genutzten Konten in FIBuscan anzulegen und das Programm zur Zahlungsabwicklung und -erfassung zu nutzen
2. Es wird empfohlen, unmittelbar nach Zuordnung und Buchung der Bankbewegungen in FIBUscan den Export in das Buchhaltungsprogramm vorzunehmen, die Salden zu überprüfen und ggf. abzugleichen.
3. Der Kontenstand in FIBUscan abzüglich noch nicht übertragener Zahlungszugänge und zuzüglich noch nicht übertragener Zahlungsabgänge entspricht dem Kontenstand des Bankkonto in der Buchhaltung.
4. Hat man das Konto beim letztem Export abgestimmt, wird der Differenzbetrag aufgenommen, und die Differenz innerhalb der Daten des letzten Exportes gesucht. Wurden die Daten bis dato nicht abgestimmt, muss man das Datum finden, in denen die Kontensalden überein stimmten. (ggf. ist dies der Jahresabschluss des letzten Jahres) um von da aus monatlich die Kontenstände zwischen FIBUscan und Buchhaltung abzustimmen.
5. So lange die Kontensalden überein stimmen, fährt man Monat für Monat damit fort.
6.Stellen sich Differenzen in den Monatsabschlussalden ein, werden entweder die Daten des gesamten Monats abgeglichen, oder der Monat wird noch einmal in kleinere Zeiträume unterteilt, um den Fehler einzugrenzen.
- Bitte dabei beachten, dass sich die Differenz auch aus mehreren Beträgen zusammensetzen kann!
- Hilfreich zur eideutigen Zuordnung aller Buchungen ist die Übertragung der Vorgangsnummer aus FIBUscan, insbesondere, wenn es sich um eine gesplittete Buchung handelt.
ACHTUNG! Differenzen im Bankkontensaldo
Treten Differenzen im Kontensaldo zu einem früheren Zeitpunkt auf, werden mindestens diese Differenzen auch zu allen Daten vor diesem Zeitpunkt auftreten!!!
Grund dafür ist der Weg der Ermittlung des hist. Bankkontensaldos durch FIBUscan.
A) Beim Bankabruf werden die aktuellen Banksalden zum Zeitpunkt des Abrufes von der Bank ausgegeben und in FIBuscan erfasst! Dieser Banksaldo ist unabhängig von den in FIBUscan erfassten und dargestellten Bankbewegungen.
B) Die Berechnung der hist. Banksalden erfolgt anhand des zum Zeitpunkt der Berechnung aktuell gespeicherten Banksaldo abzüglich der Zahlungseingänge, zuzüglich der Zahlungsabgänge im Zeitraum zwischen dem Tag des zu berechnenden Saldos und dem aktuellen Abrufdatum.
C) Daraus folgt, dass selbst der zum aktuell am Datum des hist. Banksaldos gezogenen Banksaldo aktuell nicht mehr als Saldo angezeigt wird, sondern der Saldo gemäß der unter B) genannten Berechnung.
D) Es wird daher empfohlen, den Zeitraum zwischen dem aktuellen Abruf und dem hist. Saldo zu unterteilen, um den Zeitpukt der Abweichung einzugrenzen und die Ursache der Differenz zu finden.
7. Die Differenzen können aus unterschiedlichen Fehlerursachen entstehen:
a) Fehlen Daten in der Buchhaltung, kann es sein,
- dass eine Exportdatei nicht vollständig übertragen wurde. D.h. der Export aus FIBUscan erfolgte, aber der Import in das Buchhaltungsprogramm wurde nicht durchgeführt,
- oder wurde durch das Buchhaltungsprogramm unterbunden. Es ist zu versuchen, die Ursache der fehlenden Datenübertragung zu finden, um eine Wiederholung zu vermeiden.
- die Korrektur sollte unmittelbar vorgenommen werden, d.h. ggf. der fehlende Export nachvollzogen werden, oder die fehlenden Buchungen händisch in der Buchhaltung eingetragen werden, und der Beleg (Bankkontenauszug) angehängt.
b) Fehlen Beträge/Teilbeträge in FIBUscan gegenüber den in der Buchhaltung erfassten Posten,
- kann es sich um gesplittete Buchungen handeln, oder
- es wurden Daten in FIBUscan zur weiteren Bearbeitung deaktiviert! Dies ist in den GoBD Daten zu überprüfen.
- in diesen Fällen werden durch FIBUscan alle notwendigen Daten zur Fehlersuche und Analyse zur Verfügung gestellt.
- der Fehler wird durch Reaktivierung des betreffenden Datensatzes behoben. Dazu die Popup Fenster im Programm beachten, ggf. im Support Rücksprache nehmen und Vorgehen über eine interne Information "protokollieren".
