Abstimmung der Personenkonten - Zahlungsvorschlagslisten (ZV)
Zur vollständigen Arbeitsweise mit FIBUscan 2020 gehört, dass sich auch die OPOS Liste in der ZV Liste widerspiegelt.
Das heißt, dass die OPOS aus der Buchhaltung den Beträgen zu den einzelnen Personenkonten in der Kunden- und Lieferanten ZV-Liste entsprechen.
Hilfreich aber aufwändig ist dabei eine regelmäßige Kontenabstimmung, wobei man hierbei den zu erbringenden Aufwand mit dem sich einstellenden Ergebnis in Relation setzen muss.
Bitte beachten Sie, dass Umbuchungen und Korrekturen, die der Mandant im Programm vornimmt in den Belegkreisen Verrechnung und Umbuchung gespeichert werden.
Diese sind ebenso wie die Kunden- und Lieferantenbelegkreise ebenfalls in die Buchhaltungssoftware zu transportieren. Sie finden diese unter den Bar- und Kassenbelegkreisen. Sobald Sie beim Datenexport keine separate Auswahl der zu exportierenden Belegkreise vornehmen, sondern alle Belegkreise innerhaklb des gewählten Exportzeitraumes per Automatikfunktion wählen, werden die Umbuchungen und Verrechnungen automatisch exportiert. Bei Programmen, in denen die Belegkreise einzeln übertragen werden müssen, dürfen diese Belegkreise beim Export nicht vergessen werden.
Hier werden die Verrechnungen gegenüber einem Geschäftspartner, oder, bei Absprache gegenüber verschiedenen Geschäftspartnern gespeichert. Da im Ablauf der Verrechnung nur eine Aufrechnung der gleichen Beträge im Soll und Haben erfolgt, ist die Summe der Beträge der zu exportierenden Datensätze ebenfalls immer EUR 0,00.
Im Beraterbereich im Belegkreis Verrechnung (1) sollten demnach alle Buchungen betragsmäßig sowohl im Soll als auch im Haben den gleichen Betrag vorliegen (2), oder, sofern mehrere verschiedene Buchungen miteinander verrechnet wurden, im Saldo des einzelnen Vorganges EUR 0,00 ergeben.
Stehen im Belegkreis Verrechnungen Datensätze ohne entsprechende Gegenpositionen, sind diese sicher auf Korrekturversuche zurück zu führen, und auszugleichen.
Da diese Vorgänge in Ursachen und Auswirkungen zu vielfältig sind, um sie hier im einzelnen darzustellen, wird empfohlen, in diesen Fällen mit dem Support Rücksprache zu nehmen.
Sofern der Saldo der zu exportierenden Daten EUR 0,00 ergibt, exportieren Sie diese (3).
Zudem ist es zur Abstimmung der Personendaten wichtig, die Umbuchungen ebenfalls exportiert zu haben.
Der betreffende Belegkreis (1) umfasst alle Buchungen zur Korrektur wesentlicher Daten bei Buchungen welche zum Zeitpunkt der Korrektur bereits exportiert waren.
Dazu gehören z.B. Korrektur der Beträge, Kostenstellenzuordnungen (2).
Diese Umbuchungen entstehen bei der Korrektur innerhalb der Buchungsdaten in den Erfassungsbereichen der einzelnen Belegkreise, und bei der Korrektur innerhalb der Projektauswertungen, daher ist dem Belegkreis umbuchungen kein Sachkonto zugeordnet,(3)
sondern es weden als Konto die Personenkonten der ursprünglichen Buchung eingetragen, und als Gegenkonten die Nummer des zu entlastenden Sachkontos bzw. zu belastenden Sachkontos (4).
Nach Transport der oben genannten Belegkreise in die Buchhaltungssoftware, stimmen idealerweise die Kontensalden der Lieferanten- und Kundenkonten in der Buchhaltung und in FIBUscan miteinander überein.
Vergleichen Sie daher die OPOS Liste deer Buchhaltung mit der ZV- Liste in FIBUscan. Gibt es bei einem Lieferanten /Kunden eine Differenz, drucken Sie das Kontenblatt aus der Buchhaltung aus und öffnen Sie das gleiche in FIBUscan wie folgt.
Abstimmung 6 in: Dropbox\FIBUscan Handbuch\Bilder\Berater\Abstimmung
Prüfen Sie vorab, ob in FIBUscan
a) der Lieferant oder Kunde versehentlich doppelt angelegt und bebucht wurde, dann verschmelzen Sie die betreffenden Konten und prüfen Sie die ZV Liste erneut
b) zu dem betreffenden Geschäftspartner ein Lieferanten und Kundenkonto existiert, prüfen Sie den Gesamtsaldo, um abzustimmen, dass nicht ggf. eine Buchung innerhalb der beiden Programme dem jeweils anderen Konto zugebucht wurde.
(1) Öffnen Sie nachfolgend die ZV des betreffenden Belegkreises
(2) Suchen Sie den Kreditor/Debitor aus, und vergleichen Sie den Saldo mit dem des Konto in der Buchhaltung
(3) Öffnen Sie das Personenkonto über die Suchfunktion, beginnen Sie den Zeitraum mit dem Datum der letzten Abstimmung
(4) Suchen sie nach Bewegungen innerhalb der Konten, die voneinander differieren, öffnen Sie die Rechnungsdaten über den "R" Button in der Bearbeitungszeile.
(5) Innerhalb der sich nun öffnenden Datenmaske finden Sie alle zur Abstimmung notwendigen Daten, u.a. die Buchungsdaten, welche sich einzeln anzeigen und direkt vergleichen lassen.
Liegen in der Buchhaltung Daten vor, welche in dem Personenkonto in FIBUscan nicht zu finden sind, prüfen Sie noch einmal mit erweitertem Suchzeitrahmen, oder in den GoBD Daten (siehe GoBD Auswertung/Prüferdaten).
