Abstimmarbeiten FIBUscan mit BuchhaltungZiel muss für die Arbeit in FIBUscan sein, dass die dort erfassten Belege und Geschäftsfälle denen in der Buchhalung entsprechen, und somit das Programm ein aktuellerer Spiegel der Buchhaltung ist.
Dazu ist der Abgleich der Daten zwischen den beiden Programmen notwendig.
Die Notwendigkeit und den Umfang der Abstimmarbeiten sprechen Sie bitte zwischen Mandanten und Berater selbständig ab.
Idealerweise erfolgt die Abstimmung regelmäßig mit jeder Datenübernahme, und deren Ergebnisse sind bei Abweichungen zwischen dem Beraterbüro und der Mandantschaft zu kommunizieren.
Je noch Vereinbarung und sonstiger Bearbeitung im FIBUscan sollte eine Abstimmung in Übereinstimmung mit dem notwendigen Aufwand erfolgen.
Die abzustimmenden Daten umfassen je nach Struktur des Unternehmens und notwendiger betriebswirtschaftlicher Auswertungen:
- Kreditorenkonten
- Debitorenkonten
- Bankkonten
- Kassen
- Kostenträger/Projekte
- Kostenstellen/Unternehmensbereiche/Sphären
Die Zahlungskonten (Bnaken/Kassen) sollten mit jedem Abschluss(Monat/Quartal/Jahr) abgeglichen werden.
Die Personenkonten (Kreditoren/Debitoren) sollten nach Notwendigkeit, mindestens aber im Zug des Jahresabschlusses abgeglichen werden.
Die Abstimmung der Kostenträger und Kostenstellen richtet sich nach betrieblicher Notwendigkeit.
Dazu sind verschiedene Einstellungen und Funktionen in FIBUscan vorzunehmen und zu nutzen:
A) Export aller zur Datenerfassung vorgesehender Belegkreise und Konten.
- Möglichst vollständige Erfassung incl. Datenpflege der Einzeldaten in den Stammdaten pro Personenkonto. Je mehr Daten erfasst werden, desto besser sind die Funktionen innerhalb des Programms zu nutzen.
2. Anlage aller geschäftlich genutzten Bankkonten
Kontrolle der Umbuchungen im gleichnamigen Belegkreis und Kontrolle des regelmäßigen Exportes der Daten, mindestens einmal zum Abschluss jedes Abrechnungszeitraumes, in der Regel monatlich.
Der Belegkreis Umbuchungen und das Konto Verrechnungen sorgen bei Export der Daten dafür, dass die in FIBUscan erzeugten Datensätze die Finanzbuchhaltung hinreichend darstellen.
Es müssen bei vollständigem Export der beiden Konten/Belegkreise und aller sonstigen Konten keine Korrekturbuchungen in der Finanzbuchhaltung erstellt werden.
B) Personenkonten, Kreditoren und Debitoren
Der eindeutigste Weg zur Abstimmung ist der Vergleich der OPOS-Liste oder sofern dies genügt, der SuSa innerhalb der beiden Belegkreise.
Definieren Sie den betreffenden Stichtag so, dass er so nah wie möglich am aktuellen Datum liegt.
Beachten Sie, dass alle in FIBUscan erfassten Daten zeitnah in der Finantbuchhaltung erfasst werden.
Ziehen Sie die betreffenden Auswertungen aus Ihrer Finanzbuchhaltung und nutzen Sie die Auswertungsmöglichkeiten in der ZV-Liste in FIBUscan.
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