In der neuen FIBUscan Version haben Sie nun die Möglichkeit, Projekte zu erfassen, auf welche Sie z.B. Bearbeitungszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen um diese somit an die Kunden weiterberechnen zu können.
Voraussetzung für die Projekterfassung ist, dass die beiden kostenpflichtigen Zusatzmodule Zeiterfassung und Kostenstellen aktiviert sind. Diese aktivieren Sie unter den Optionen in dem Reiter „Zusatzmodule“.
Wenn verschiedene Mitarbeiter die Zeiten in FIBUscan erfassen, müssen Sie dies über die Benutzerverwaltung steuern. Klicken Sie hier!
Um nun die Projekte anzulegen, gehen Sie unter Optionen in den Reiter „Formatfelder“.
Hier haben Sie die Möglichkeit ein Formatfeld mit den verschiedenen Wertefeldern anzulegen. Dafür klicken Sie zunächst auf das Pluszeichen (1) im Bereich Formatfelder und legen hier Ihr Formatfeld an. In unserem Beispiel handelt es sich hierbei um das Formatfeld Projekte (2), in der Spalte „Zeiterfassung“ (3) aktivieren Sie nun das Häkchen. Das Formatfeld bzw. die Wertefelder können auch direkt als Kostenstellen verwendet werden, hierzu aktivieren Sie das Häkchen in der Spalte „KS“. Ihre Eintragungen bestätigen Sie mit dem Speicherbutton (4).
Nachdem das Formatfeld angelegt ist, können Sie nun beliebig viele Wertefelder erfassen. Hierzu markieren Sie das entsprechende Formatfeld (1) und erfassen neue Wertefelder über das Pluszeichen (2) im Bereich Wertefelder.
In unserem Beispiel haben wir nun ein Wertefeld mit der Bezeichnung „BV Musterkunde“ (3) unter dem Kunden „Musterkunde“ (4) angelegt. Hier ist es wichtig, dass der Kunde vorher bereits in den Personenstammdaten erfasst ist. Auch hier haben Sie Möglichkeit, dem entsprechenden Wertefeld eine Kostenstellennummer zu vergeben. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, ein Datum einzutragen, an welchem Sie die Wertefelder angelegt haben bzw. wenn die Projekte beginnen. Ihre Eingabe bestätigen Sie nun wieder über den Speicherbutton (5).
Sie haben die Möglichkeit, nach Wertefeldern zu suchen, bzw. diese zu sortieren. Um nach einem bestimmten Wertefeld (Projekt) zu suchen, geben Sie im Bereich Filter (1) einen Suchbegriff ein. Die Sortierung der Wertefelder nach aktiven bzw. nach allen vorhandenen Wertefeldern steuern Sie über das Häkchen (2). Inaktiv bzw. aktiv setzen Sie ein Wertefeld über das Häkchen in der Spalte „A“ (3).
Eine Änderung müssen Sie immer mit dem Speicherbutton bestätigen.
auf die entsprechenden Projekte bzw. Kunden erfassen.
Eine Anleitung zur Zeiterfassung finden Sie hier!
Nach Auswahl der Zeit und des Projektes müssen Sie nun noch eine Tätigkeit und das Bemerkungsfeld erfassen.
Die Zeiten werden Ihnen nun im Übersichtsfenster angezeigt.
Außerdem stehen die Zeiten nun in der Faktura auf den jeweiligen Kunden zur Abrechnung bereit. Hierzu wählen Sie in dem Reiter Faktura den Kunden aus (1).
In dem Übersichtsfenster Zeiterfassung (2) sehen Sie nun alle offenen Zeiten.
Um die offenen Zeiten abzurechnen müssen Sie nun einen Rechnungsentwurf abspeichern und auswählen (1) . Die Zeiten die nun mit der Rechnung ausgebucht werden sollen müssen angehakt werden (2) und über den Speicherbutton (3) abgespeichert werden. Der Speicherbutton wechselt nach erfolgreicher Zuordnung die Farbe von grün in grau. Sie können die Rechnung nun wie gewohnt erstellen (4).
Wenn Sie die Rechnung nun nach Erstellung (1) erneut aufrufen, sind die Zeiten der Rechnung zugeordnet. Als Buchungstext steht nun die Rechnungsnummer (2) in der Aufstellung. Somit sind Rechnung und abgerechnete Zeiten einander zugeordnetund der Nachvollzug der Abrechnung leicht möglich. Die Zeiten werden Ihnen zudem nicht mehr als offene Zeiten angezeigt.
