Jede Person/Firma, d.h. jeder Lieferant/Kreditor und jeder Kunde/Debitor besitzt in FIBUscan einen eigenen Stammdatensatz, welcher bei der erstmaligen Erfassung einer Rechnung automatisch von FIBUscan angelegt wird und später bearbeitet oder vervollständigt werden muss.
Alternativ können Sie auch Personenstammdaten importieren. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel
Import Stammdaten.
Zum Bearbeiten der Stammdaten rufen Sie zuerst den Stammdatensatz auf. Hierzu haben Sie 3 Möglichkeiten:
1. Klicken Sie einen beliebigen Vorgang an. Ihnen wird nun ein graues Feld mit mehreren Auswahlmöglichkeiten angezeigt. Klicken Sie hier auf den Cursor mit den "S"-Button. Der Aufruf der Stammdaten zu einer Belegbuchung, oder zu einer zugeordneten Bankbewegung ist in jeder Ansicht möglich, in welcher sich die Belegbuchung aufrufen lässt, z.B. in der ZV Liste, oder der Personenkontenaufstellung, außer in der Aufstellung der Exportdatei..
2. Klicken Sie am Überweisungsträger auf das "S", wenn ein Stammdatensatz ausgewählt wurde.
3. Wechseln Sie in den Bereich "Optionen" -> "Personenstammdaten". Hier finden Sie alle in FIBUscan hinterlegten Personenstammdatensätze.
Markieren Sie einen der Stammdatensätze (1) und klicken Sie anschließend auf den Stift mit dem "S" (2), um die Person zu bearbeiten.
Unabhängig davon, wo Sie das Stammdatenfenster öffnen, erhalten Sie nachfolgende Ansicht, in welcher Sie unten beschriebene Daten erfassen und ändern können.
C:\Users\arnold\Dropbox\FIBUscan Handbuch\Bilder\Optionen\Personenstammdaten\Stammdaten3.mp4
(1) Ändern und ergänzen Sie die Adressdaten Ihres Lieferanten bzw. Kunden.
- Die Bezeichnung erfasst die Fima des Geschäftspartners, entsprechend der von ihm angegebenen Daten, z.B. per E-Rechnungsdaten
- Zur Nutzung verschiedener Funktionen des Programmes, wie
Mahnungen,
Zahlungsavise etc. müssen Sie eine E-Mail-Adresse des Geschäftspartners angelegt haben.
- Das Länderkennzeichen benötigen Sie zur korrekten Erfassung ausländischer Geschäftspartner, u.a. zur Definition verschiedener Steueranmeldungen.
- Die Kundennummer ist notwendig bei Ihren Kundenstammdaten zur Identifikation des Stammdatensatzes bei der Belegerfassung aus Ihrer Warenwirtschaft
(2) Ändern Sie die Kontoverbindung Ihres Lieferanten bzw. Kunden
- Internationale ZV wählen Sie bitte nur bei Zahlungen außerhalb des Schengenraumes aus (z.B. für die Schweiz, Großbritannien oder die USA). Bitte bei EU-Geschäftspartnern diesen Button nicht aktivieren!
ACHTUNG! Im Unterschied zur Erfassung ändern sich BIC und Bezeichnung des Kreditinstitutes nicht automatisch bei der Änderung der IBAN.
(3) Passen Sie die Fälligkeit Ihres Lieferanten bzw. Kunden an, einschließlich der Einstellungen zur Berechnung des Skontos.
- Zahlungsempfänger ist zu Pflegen, sofern der unter (1) Bezeichnung erfasste Name des Zahlungsempfängers mit der vom Geschäftspartner für dessen Zahlungsverkehr bei der Bank hinterlegten Bezeichnung nicht übereinstimmt.
Dies betrifft letztlich die verification of payers (VOP) bei jedem Zahlungsvorgang.
- Hier hinterlegte Einstellungen automatisieren die korrekte Erfassung der Zahlungsbuchungen sowohl vom Betrag her, bis hin zur Buchung des Sachkontos.
(4) Legen Sie fest, ob eine Lastschriftvereinbarung mit diesem Lieferanten/Kunden besteht, und hinterlegen Sie hier die Detailinformationen zum Zahlungseinzug.
-Erfassen Sie die neu angelegten Lastschriftvereinbarungen immer als Ersteinzug, Die Umstellung erfolgt später automatisch.
(5) Wenn Sie für diesen Kunden gesonderte Mahnbedingungen festlegen möchten, können Sie dies hier tun. Wenn Sie hier keine Informationen hinterlegen, werden die
allgemein gültigen Mahnbedingungen eingehalten.
- Die Tageseintragungen gelten nicht ab Rechnungsdatum, sondern ab Fälligkeit gemäß dem unter (3) erfassten Zahlziel bzw. dem Zahlziel der vorherigen Mahnstufe.
(6) Hinterlegen Sie sonstige Informationen, diese werden durch das Programm z.T. selber angelegt, andere Zusatzfunktionen
- z.B. der Eintrag für den AVIS-Versand muss hier hinterlegt werden.
- Stimmen Sie die Fibu-Nr. mit der Buchhaltung ab, damit per Datentransport identische Personenkonten bebucht werden. Bei neu angelegten Stammdaten für Lieferanten und Kunden wird die FiBu Nummer in FIBUscan automatisch angelegt, und muss in die Kanzleisoftware Ihres Steuerberatung-/Buchhaltungsbüros übertragen werden.
- Achten Sie darauf die Steuernummer und die UST.-ID voneinander zu unterscheiden. Die UST.-ID ist für Lieferanten zwingend anzulegen, da diese ein Identifikationsmerkmal bei der Erfassung von Eingangsrechnungen ist. Gleiches gilt auch bei Ausgangsrechnungen an B2B Kunden in Geschäftsvorfällen die das reverse charge Verfahren betreffen.
(7) Hier können Sie die permanenten Verrechnungen zwischen zwei Personenkonten mit verschiedenen Stammdatensätzen vorbelegen, sofern es sich um aufzurechnende Forderungen und Verbindlichkeiten aus gegenseitigen Geschäftsvorgängen handelt, auch wenn
es sich um unterschiedliche Geschäftspartner handelt. Bzw. können Sie hier auch Personenkonten miteinander verschmelzen, sofern es sich bei den betreffenden Personenkonten um eine Person handelt, wenn es sich dabei jeweils um Kreditorenkonten handelt, oder jeweils um Debitorenkonten.
- Wir empfehlen zur ersten Verschmelzung von Datensätzen bei unserem Support anzurufen. Sie aktivieren den zu verschmelzenden Stammdatensatz und wählen in der Funktion Verschmelzen den Stammdatensatz auf welchen der aktuell geöffnete Datensatz verschmolzen werden soll und klicken auf "Verschmelzen". Nachfolgend starten Sie das Programm neu und es liegen alle Daten innerhalb des verbleibenden Datensatz vor.
ACHTUNG! Der Vorgang kann nicht Rückgängig gemacht werden. Setzen Sie Ihr Steuerberatungs-/Buchhaltungsbüro in Kenntnis, damit auch da die Umbuchungen vorgenommen werden können.
Es wird empfohlen, die Stammdaten regelmäßig zu ergänzen und zu aktualisieren, sowie auf Doppel zu prüfen, um die Abstimmung mit der Buchhaltung zu optimieren.
ACHTUNG! Änderungen in den Stammdaten werden immer erst in der Bearbeitungsfunktion wirksam, nachdem Sie FIBUscan nach der Stammdatenbearbeitung neu starten.
