Der Erfassungsdienst von FIBUscan ist eine optionale und kostenpflichte Möglichkeit, Ihre gescannten Dokumente ohne Ihr Zutun erfassen zu lassen.
Bevor Sie den Erfassungsdienst nutzen können, müssen Sie einen Gutschein telefonisch über unsere Hotline unter 02632/989060 bestellen.
Versenden
1. Scannen Sie Ihre Rechnungen wie gewohnt in den jeweiligen Belegkreis ein.
2. Sie erhalten nun die Möglichkeit, die Dokumente über das orangefarbene Briefsymbol (1) für den jeweiligen Belegkreis an den Erfassungsdienst zu versenden. Beantworten Sie die Frage mit "Ja" (2) und die Dokumente werden hochgeladen und vom Erfassungsdienst bearbeitet.
Gutschriften
Grundsätzlich brauchen Sie keinerlei Vorarbeit für den Erfassungsdienst zu leisten, außer Ihre Dokumente einzuscannen. Bei Gutschriften, welche Sie von Ihren Lieferanten erhalten, müssen Sie allerdings den Erfassungsdienst vor dem Versenden eines Dokuments unterstützen, indem Sie das "G" auf dem jeweiligen Gutschriftsdokument anklicken und somit den Beleg als Gutschrift kennzeichnen.
3. Nachdem die Dokumente erfolgreich hochgeladen und an den Erfassungsdienst übermittelt wurden, ändert sich die Farbe des Briefsymbols wie unten zu sehen. Das bedeutet für Sie, dass es in diesem Belegkreis aktuell noch offene, unbearbeitete Pakete gibt.
4. Der Erfassungsdienst kümmert sich nun um die Erfassung Ihrer Dokumente und bearbeitet diese innerhalb von 24 Stunden.
Ihre Belege werden auch (soweit möglich) qualitativ überprüft. Das heißt konkret, dass u.a. geprüft wird
- ob der Beleg bereits im System vorhanden ist
- ob es sich bei einem Beleg gar nicht um eine Rechnung, sondern möglicherweise um einen Lieferschein oder ein anderes Dokument handelt
- ob Seiten fehlen
- ob relevante Informationen, wie z.B. die Rechnungsnummer, fehlen.
Sollte dies der Fall sein, erhalten Sie beim Abruf Ihrer Pakete eine entsprechende Meldung am jeweiligen Beleg.
Abruf Ihrer fertigen Belege
1. Sobald Ihre Rechnungen vom Erfassungsdienst fertig bearbeitet sind, wechselt das Briefsymbol erneut die Farbe und ist nun grün hinterlegt.
2. Mit einem Klick auf das grüne Briefsymbol (1) rufen Sie die Belege ab und bestätigen die Abfrage mit "Ja" (2). Sollte der Erfassungsdienst Fehler bei Ihren Belegen festgestellt haben, werden Sie nun darauf hingewiesen.
Detailansicht
In der Detailansicht haben Sie die Möglichkeit, den Status Ihrer Belege einzusehen, fehlerhafte Belege entsprechend zu bearbeiten und ältere Pakete nochmals zu öffnen.
Gehen Sie hierzu auf den blauen Balken, auf der rechten Seite in der Liste Ihrer Lieferantenrechnungen.
Sie gelangen dann in die Übersicht Ihrer noch unbearbeiteten und/oder von Ihnen noch nicht abgeholten Pakete.
(1) Hier können Sie Ihre Pakete (unabhängig vom Status) öffnen.
(2) Hier sehen Sie die Belegdetails zu dem aktuell geöffneten Paket.
(3) Über die Speicherdiskette speichern/holen Sie einzelne Belege eines fertig bearbeiteten Paketes ab.
(4) Der Mülleimer löscht einen einzelnen Beleg aus dem Paket.
(5) Es wird angezeigt, ob ein Barcode bei einem Beleg erkannt wurde. Wenn dies so ist, sind die Ergebnisse nicht manuell, sondern automatisch generiert worden.
(6) 4-Augen-Prüfung bedeutet, dass ein neuer Lieferant über diesen Beleg angelegt wird und Sie die Daten nochmals manuell prüfen sollten.
(7) Es wird angezeigt, ob der Beleg korrekt hochgeladen wurde.
(8) Über die Lupe können Sie sich ältere Pakte erneut anzeigen lassen (detaillierte Erklärung weiter unten).
(9) Über das Ausrufezeichen können Sie alle Belege aus dem aktuell geöffneten Paket ohne weitere Rückfrage sofort abspeichern.
Suchen in der Detailansicht
Wenn Sie sich den Inhalt eines älteren Pakets noch einmal anschauen möchten, haben Sie die Möglichkeit, dies über die Suchfunktion zu tun.
1. Klicken Sie hierzu auf das Lupensymbol (1).
2. Es öffnet sich das Suchfenster, in welchem Sie verschiedene Filtermöglichkeiten vorfinden:
- Grenzen Sie über das Datum (2) den Datumsbereich ein.
- Suchen Sie nach einer bestimmten Paketnummer, geben Sie diese hier (3) ein.
- Legen Sie fest, ob nur nach Paketen im aktuellen Belegkreis gesucht werden soll, oder nicht.
3. Klicken Sie anschließend auf das Lupensymbol im Suchfenster (5), um den Filter anzuwenden.
4. Ihnen werden nun die entsprechenden Pakete (6) aufgeführt.
5. Mit einem Klick auf eines der Pakete wird der Inhalt aufgelistet und Sie können sich die Belege erneut anschauen.
