Wiederkehrende Rechnungen

 

 

FIBUscan bietet Ihnen die Möglichkeit, wiederkehrende Verbindlichkeiten komfortabel zu hinterlegen und so nicht jeden Monat neu erfassen zu müssen.

 

Wechseln Sie nun auf den Reiter "Bearbeiten".

 

Klicken Sie den Beleg in Ihrer Thumbnailliste an und prüfen und vervollständigen Sie den Überweisungsträger wie gewohnt, allerdings nur für die erste Zahlung Ihrer wiederkehrenden Rechnung.

 

Klicken Sie nun auf den Button für wiederkehrende Rechnungen (10).

 

 

 

Es öffnet sich ein separates Fenster, in welchem Sie nun die wiederkehrende Zahlung konfigurieren und anlegen.

1. Hinterlegen Sie die Bezeichnung für diesen Beleg. Dies dient nur Ihrer internen Übersicht, da Ihre wiederkehrenden Posten später gesammelt in den Optionen im Bereich "Wiederkehrende Posten" ersichtlich sein werden.

2. Verwendungstext - entspricht dem Feld "Übriger Verwendungszweck" im Überweisungsträger. Bei aktiviertem Expertenmodus werden die hier getroffenen Eintragungen im Überweisungstext erfasst.

3. Vorgangsnummer - entspricht dem Feld "Rechnungsnummer" - diese wird bei später automatisch generierten Belegen automatisch um den

    Monat und das Jahr ergänzt.

4. Betrag - Hinterlegen Sie den wiederkehrenden Betrag - dieser wird zwar automatisch aus dem Überweisungsträger übernommen, kann aber

    abweichen.

5. Abstand in Monaten - Hier hinterlegen Sie das Intervall der wiederkehrenden Zahlung - 1 für monatlich, 3 für quartalsweise, 12 für jährlich, usw.

6. Ablaufdatum - Ab diesem Datum wird FIBUscan zu diesem Vorgang keine weiteren Belege erzeugen. Wählen Sie das Ablaufdatum daher

    bitte immer mindestens einen Tag nach der letzten Ausführung! Als Routine wird empfohlen, den letzten des Monats anzulegen, in dem die letzte Zahlung der Serie erfolgen soll.

7. Nächste Ausführung - Das Datum an dem das erste Mal ein wiederkehrender Beleg von FIBUscan zu diesem Vorgang erzeugt wird.

8. Schlussbetrag - Der Betrag der letzten Zahlung.

Klicken Sie anschließend auf Speichern (9). Die erste Rechnung wird nun direkt in die ZV-Liste übernommen.

 

 

 

Bereits erfasste wiederkehrende Rechnungen können Sie im Bereich "Optionen" -> "Wiederkehrende Posten" bearbeiten:

 

Mit Doppelklick auf das gewünschte Feld gehen,und die Änderung dann mit dem Speichern Button (2) speichern.

Über den "Schnellfeldsuche" können Sie gezielt nach Ihren Einträgen suchen.  

 

 

 

 

Sofern Sie die wiederkehrende Rechnung aus kostenrechnerischen Gründen splitten wollen, gibt es zwei Wege, aus welchen Sie wählen je nachdem, wie Sie Ihre Kostenrechnung strukturiert haben. Zuerst die Variante , sofern Sie die Kostenrechnung sehr zeitnah aus FIBUscan erledigen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

Erfassen Sie die Rechnung mit vollem Betrag ohne Aufteilung auf Kostenstellen, gehen auf das "+" Symbol über dem Speicherbutton, und erfassen den ersten teilbetrag, ordnen diesen der Kostenstelle zu, und drücken auf den Botton für wiederkehrende Rechnungen (obere Abbildung (10)), und fahren danach mit der Erfassung der wiederkehrenden Teilzahlung fort, wie oben beschrieben.

Nachfolgend gehen Sie wieder auf das "+" Symbol über dem Speicherbutton und erfassen den zweiten Teilbetrag in gleicher Weise. Den Vorgang wiederholen Sie bis der Gesamtbetrag vollständig erfasst ist.

Ihnen liegen danach die Telbeträge als wiederkehrende Posten vor, welche gegen die künftigen mtl. Zahlungen verrechnet werden.

Der zweite Weg empfiehlt sich, wenn Sie die Kostenrechnung in Abstimmung mit Ihrer Buchhaltung eingerichtet haben. Dabei erfassen Sie die wiederkehrende Rechnung wie oben beschrieben, und stimmen die Splittung der rechnung mit Ihrer Buchhaltung ab, damit die Zuweisung der Kosten auf die einzelnen KSt. erfasst wird.

 

 

Die Freigabe aller Belege der Zahlungsreihe erfolgt automatisch mit Freigabe der ersten abrechnng der Zahlungsfolge per Programmfunktion, so dass durden/die Mitarbeiter/in dem/r die Freigabeaufforderung erstmalig vorgelegt wurde, diese für den gesamzen Zeitraum erteilt wurde.

 

 

Wurden wiederkehrende Rechnungen angelegt, liegen diese bei Fälligkeit der einzelnen Raten jeweils zur Aktivierung in der ZV Liste vor. Nach Anmeldung der Mitarbeiters im Programm erscheint das unten stehende Popupfeld mit den einzelnen Posten, welche seit der letzten Anmeldung bis heute die Zahlungsfälligkeit der nächsten Rate erreichten.

Man kann die einzelnen Posten nach der Aktualität prüfen, und speichert nachfolgend die Rate. Wird die Speicheraufforderung gelöscht, erscheinen die erfassten Daten nicht in der ZV Liste, können nachfolgend nicht gegen die Bankbchung erfasst werden und führen so zu einen permanenten OPOS in der ZV Liste des betreffenden Lieferanten.

Erfolgt nachfolgend auf dem Bankkonto die Zahlungsbewegung kann diese unmittelbar mit der eben erstellten Rate verreichnet werden, und gleicht diese in der ZV Liste aus.