Wiederkehrende Rechnungen

 

 

FIBUscan bietet Ihnen die Möglichkeit, wiederkehrende Rechnungen zu hinterlegen:

- um nicht jeden Monat neu erfassen zu müssen,

- um sicher zustellen, dass die Bankbuchungen auch den betreffenden Kreditoren zugeordnet werden,

- und Sie jederzeit den Geschäftsvorgang über den abzurechnenden Zeitraum innerhalb des Kreditorenkontos nachvollziehen können.

 

Wechseln Sie nun auf den Reiter "Bearbeiten".

 

Klicken Sie den Beleg in Ihrer Thumbnailliste an und prüfen und vervollständigen Sie den Überweisungsträger wie gewohnt, allerdings nur für die erste Zahlung Ihrer wiederkehrenden Rechnung.

ACHTUNG! Erhalten Sie Abrechnungen, deren Gesamtsumme auf Zahlungsschritte aufgeteilt angegben wird, erfassen Sie im Betrag bitte den Betrag der Teilzahlung. Siehe auch in der unteren Darstellung die Punkte (5) und (9).

 

 

 

 

 

1. Speichern Sie nach Erfassen der Buchungsdaten nicht per Speicherdiskette, sondern legen Sie per Unendlichkeitssymbol einen wiederkehrenden Posten an.

2. Hinterlegen Sie die Bezeichnung für diesen Beleg. Dies dient nur Ihrer internen Übersicht, da Ihre wiederkehrenden Posten später gesammelt in den Optionen im Bereich "Wiederkehrende Posten" eindeutig erkennbar sein sollen.

3. Verwendungstext - entspricht dem Feld "Übriger Verwendungszweck" im Überweisungsträger. Bei aktiviertem Expertenmodus werden die hier getroffenen Eintragungen im Überweisungstext erfasst, also hier ggf. die Vertragsnummer oder Bezeichnung hinterlegen.

4. Vorgang - entspricht dem Feld "Rechnungsnummer" - diese wird bei später automatisch generierten Belegen automatisch um den Monat und das Jahr ergänzt.

5.  Betrag - Hinterlegen Sie den wiederkehrenden Betrag - dieser wird zwar automatisch aus dem Überweisungsträger übernommen, kann aber abweichen.

6. Abstand in Monaten - Hier hinterlegen Sie das Intervall der wiederkehrenden Zahlung - 1 für monatlich, 3 für quartalsweise, 12 für jährlich, usw.; wöchentliche Zahlungsvorgänge lassen sich hier nicht erfassen.

7. Ablaufdatum - Ab diesem Datum wird FIBUscan zu diesem Vorgang keine weiteren Belege erzeugen. Wählen Sie das Ablaufdatum daher bitte immer mindestens einen Tag nach der letzten Ausführung!

     Als Routine wird empfohlen, den letzten des Monats anzulegen, in dem die letzte Zahlung der Serie erfolgen soll.

8.Nächste Ausführung - Das Datum an dem das erste Mal ein wiederkehrender Beleg von FIBUscan zu diesem Vorgang erzeugt wird. Beachten Sie dazu die Zahlungsdaten des Beleges und tragen Sie einen Tag vorher, oder den gleichen Tag hier ein.

9. Schlussbetrag - Hier wird ein Betrag der letzten Zahlung erfasst, sofern dieser  dem Ratenbetrag nicht entspricht.

10.Klicken Sie anschließend auf Speichern. Die erste Rechnung wird nun direkt in die ZV-Liste übernommen. Alle nachfolgenden Zahlraten erscheinen entsprechend deer Vorgabe in der ZV Liste.

 

Wurden wiederkehrende Rechnungen angelegt, liegen diese bei Anlage erstellte Fälligkeit jeweils zur Aktivierung in der ZV Liste vor. Nach Anmeldung im FIBUscan erscheint das unten stehende Popupfenster mit den einzelnen Posten, welche seit der letzten Anmeldung bis heute die Zahlungsfälligkeit der nächsten Rate erreichten.

Man kann die einzelnen Posten nach der Aktualität prüfen, und speichert nachfolgend die wiederholende Rechnung.

Bitte beachten Sie: Wird die Speicheraufforderung gelöscht, erscheinen die erfassten Daten aktuell nicht in der ZV Liste, können nachfolgend nicht gegen die Bankbuchung erfasst werden. Erfolgt die Zahlung vor Aktualisierung des wiederkehrenden Posten, kann die automatische Zuordnung nicht erfolgen, und es muss die Verrechnung ggf. in der ZV Liste vorgenommen werden.

 

 

 

Bereits erfasste wiederkehrende Rechnungen können Sie im Bereich "Optionen" -> "Wiederkehrende Posten" bearbeiten:

 

Mit Doppelklick auf das gewünschte Feld gehen,und die Änderung dann mit dem Speichern Button (2) speichern.

Über den "Schnellfeldsuche" können Sie gezielt nach Ihren Einträgen suchen.  

 

 

Die Anlage von wiederkehrenden Posten, deren Betrag auf verschiedene Kostenträger/Kostenstellen gesplittet werden soll erfolgt per vorheriger Splittung der Beträge.

Diesen Vorgang finden Sie hier.