Die Bearbeitung des Onlinehandelstool entspricht nur einem Schritt im allgemeinen Ablauf der Buchungserfassungen und Vorbereitungen des Datenexportes beim Mandanten.
Nach Übergabe der Daten aus dem Onlinetool sind zu prüfen:
1. Kontrolle Belegkreis Kunden im Beratermodul
Liegen die Daten in dem Beratertool in den einzelnen Belegkreisen, insbesondere bei den Kunden vor? Diese Buchungen sind durch den Haken mit dem "i" als Fußnote gekennzeichnet.
1. Sie erkennen die betreffenden Buchungen an der Kennzeichnung des Bearbeitungssymbols mit der Fußnote "I".
2. Zudem wird der Text mit dem Zuordnungsmerkmal und den USt.-relevanten Daten übertragen, und Sie können noch einmal die Buchung auf dem korrekten Sachkonto, hier Erlöskonto kontrollieren.
3 Es werden die Daten für die Buchungen in den Folgemonat mit Datum des Letzten des Abrechnungsmonats erfasst, und
4. Die Gegenbuchung zur Auflösung der verrechneten Buchungen des Folgemonats wird automatisch generiert, und mit Datum des Letzten des Folgemonats erstellt.
1. Durch die Aktivierung eines der Buchungssätze wird in der Thumpnailliste die generierte Erfassungstabelle angezeigt, die als .txt Dokument vorliegt und im
2. Belegviever auf der rechten Bildschirmseite aufgeschlagen wird.
3. Zur besseren Übersicht und Auswertung kann diese Datei per Doppelklick auf den Thumpnail zum Beleg geöffnet werden und zur Auswertung ggf. ausgedruckt.
4. Die Aufstellung enthält die Daten zur Buchung und alle den Einzelpositionen aus den Onlineportalen gezogenen Daten, womit im Einzelfall der Nachvollzug jedes einzelnen Geschäftsvorganges möglich ist.
2. Kontrolle Kunden ZV
Es werden in der Kunden ZV die Verrechnungskonten gemäß folgender Aufstellung bearbeitet.
- Verrechnungskonto Debitoren (21000) Nach Abschluss er Bearbeitung muss das Konto ausgeglichen sein, d.h. die Beträge der Ausgangsrechnungen entsprechend den zugeordneten Buchungen der Bank für den betreffenden Bestand. Dieses Konto darf in der Zahlungsvorschlagsliste nicht erscheinen! Offene Posten sind unmittelbar zu bearbeiten!
- Debitor Folgemonat (22000); Dieser Debitor kann nach Beendigung der Erfassung nicht ausgeglichen sein, da es immer Differenzen und unausgeglichene Vorgänge in den Abrechnungen und Zahlungen gibt. Die OPOS sind als Sammelbetrag innerhalb des Debitors im Folgemonat bei nachfolgender Abrechnung auszubuchen und der dann aktuelle OPOS einzubuchen.
Die unter diesem Verrechnungskonto erfassten Rechnungen werden also nicht als OPOS auf den betreffenden Debitor zugeordnet, sondern innerhalb des Verrechnungskonto erfasst. Zudem werden die im Konto Debitor Folgemonat erfassten Belegbuchungen und Zahlungen zur Erfassung im Folgemonat zur Verfügung gestellt, müssen dann separat wieder durch den Mandanten erfasst und zum erneuten Abgleich in den Webclient eingezogen werden. Buchhalterisch werden die Daten des Mandanten gegen Erlöse gebucht, und im Folgemonat per durch FIBUscan eingerichteter Automatik im vollen Betrag zurück gebucht, um mit dem neuen Betrag des dann aktuellen Monats in der Buchhaltung erfasst zu werden. Eine OPOS Bearbeitung/Zahlungsmanagement kann hier nicht stattfinden da die OPOS lt. FIBUscan Verrechnungsposten sind. Zum Zweck des Zahlungsmanagements muss der Mandant die Funktioneb seines Marktportals bt´zw. Fakturierungssystems nutzen.
Langfristigere OPOS, in dem Fall Forderungen die über den ersten Folgemonat hinaus offen stehen, würden dem Mandanten in dem Moment auffallen, wenn er die Konten "Folgemonat " aus dem Vormonat zum erneuten Abgleichmin den Webclient einspielt. Liegen dann noch OPOS aus dem vorletzen Monat oder noch weiter zurück liegende Geschäftsfälle vor, sollte sich der Mandant mit diese befassen.
Erfolgt die Datenerfassung des Abrechnungsmonats vor dem Letzten des Folgemonats, erscheint der der Saldo des Konto "Folgemonat" in der ZV.
- Verrechnungskonto Bank (23000) Das Konto ist bei Abschluss der Buchungen ausgeglichen. Zur Kontrolle siehe Verrechnungskonto Debitoren.
- Debitor Vormonat (24000) Sofern in den ersten Monaten die betreffenden Geschäftsfälle ausgeglichen werden, müssen diese gegen die offenen Posten in der ZV Liste ausgeglichen werden. Erfolgte die Aufnahme der Arbeit mit FIBUscan zum selben Zeitpunkt, dann sind diese gegen die OPOS der Buchhaltung aus Vormonaten auszugleichen. Es handelt sich dabei um einen einmaligen Vorgang zu Beginn der Bearbeitung, der sich jedoch je nach Zahlungsbedingungen über mehrere Monate ziehen kann.
Sofern der Mandant seinen Geschäftsbetrieb bereits längere Zeit führt und diese offenen Posten in FIBUscan erfasst hat, sind diese gegen den Bestand der OPOS in der ZV Liste auszubuchen. In jedem Fall ist dieses Konto im Lauf der ersten Monate, abhängig von den vereinbarten Zahlfristen auf zu lösen, und sofern nach spätestens 4-5 Monaten noch immer OPOS auf dem Konto zu finden sind in Abstimmung mit dem Mandanten aufzulösen.
- Abweichende Kundenzahlungen (25000) Der Betrag ist im Anschluss aus den OPOS innerhalb der Kunden ZV-Liste per zu erfassender Gegenbuchung auszubuchen.
- Verrechnungskonto Barzahler (26000) In der ZV Liste ist er vor Export der Buchungen gegen den betreffenden Kasseneingang zu verrechnen. D.h. im Anschluss an den Belegübertrag in das Kontierungstool wird die Kasse geöffnet, die darin bisher erfassten Buchungen zu den betreffenden Vorgängen werden aus der Kasse gelöscht, neu erfasst und dem Betrag des Verrechnungskonto zugeordnet. Vor Export der Daten aus FIBUscan in die Buchhaltung muss der Saldo des Verrechnungskonto in der Kunden-ZV Liste 0,00EUR sein.
- Währungsdifferenzen (27000) Da es sich um eine echte Abweichung handelt, ist diese im Anschluss der Übergabe zum Export in der ZV Liste auszubuchen, oder, sofern die Belegerfassung nicht ebenfalls im FIBUscan erfolgt, im Nachgang in der OPOS Liste zu bereinigen.
- Sonstige Klärung (28000) Dieser Posten ist m Anschluss ebenfalls in der ZV Liste oder der OPOS entsprechd der zu bereinigen.
- Verrechnung Kreditor (29000) Dieser Debitor kann angesprochen werden, wenn innerhalb der Marktportale die Abrechnungen div. Kreditoren erfasst werden. Hierbei ist abzugleichen, inwieweit der Mandant den Vorgang bereits innerhalb FIBUscan erfasst hat. Der Debitor ist im Anschluss ebenfalls über die ZV Liste auszugleichen.
Bankbuchungen zur Zahlung von Kreditorenrechnungen innerhalb der Zahlportale werden nicht innerhalb des online-Tools gebucht! Diese bleiben ungebucht und werden mit Übergabe der Daten aus dem Onlinetool im betreffenden Bankkonto des Zahlportal im FIBUscan zur Zuordnung der kreditorisch erfassten Rechnungen zur Verfügung gestellt. D.h. sofern dieser Verrechnungsposten überhaupt genutzt wird ist er im Anschluss an die Onlinehandelbuchung auf EUR 0,00 auszugleichen.
3. Bearbeitung der Bankkonten im Bearbeiten-/Mandantenbereich
Da es aus der Buchung innerhalb des Onlinehandelstool Veränderungen der Bankerfassung gibt und ggf. Buchungen zur Verrechnung auch in die nicht über FIBUscan erfassten Zahlportale gibt, sind die nunmehr dort erscheinenden, noch nicht an den Berater übergebenen Daten zur Zuordnung an einzelne OPOS, oder zur Direktbuchung offen. Diese haben vor Export der Daten zum Monatsabschluss in das Buchhaltungsprogramm vollständig bereinigt zu sein.
Nachfolgend sind alle Belegkreise im Beratertool für den Abrechnungszeitraum zu buchen! Siehe dazu das Kapitel Kontierung bzw. Beratermodul.
4. Erfassung der Dokumente im Archiv
Die zur Kontolle und zum Nachvollzug gezogenen Auswertungen in Excel sollten in einer Datei mit mindestens 3 Tabellen pro Abrechnungszeitraum gespeichert werden.
Dazu empfielt es sich im Archiv einen Dokumentenordner für den Onlinehandel anzulegen und in diesen durch den Mandant zudem die Kontenauszüge der Zahlportale zum jeweils Letzten des Abrechnungszeitraumes zu hinterlegen.
5. Export der Daten
Der Export der Daten erfolgt wie bereits im Kapitel Export beschrieben analog zu den Vorgängen im sonstigen Beratertool.
