Einrichtung eines neuen Mandanten

Nach den Eintragungen in der Verwaltung (im Startfenster), sind grundlegend folgende Schritte zur Neuanlage eines Mandanten notwendig.

 

1. Optionen

- Stellen Sie sicher, dass der MAndant so schnell wie möglich die Daten in den Optionen Allgemein und den Allgemeinen Einstellungen und den FIBUscan Funktionen erfasst.

- Sie sollten umgehend mit der Neuanlage des Mandanten in FIBUscan die Buchhaltungsfunktionen in den Optionen Allggemein erfassen und aktivieren.

 

- Die Kontenverwaltung ist Belegkreis für Belegkreis zu kontrollieren und die betreffenden konten ensprechen anzulegen und insbesondere mit den FiBu-Kontennummern zu versehen.

 

 

Gehn Sie dazu über

(1) Optionen in die

(2) Optionen Kontenverwaltung,

(3) öffnen Sie nacheinander die betreffenden Belegkreise und Konten, in jedem Fall die Kasse, die Bank und das Konto Verrechnung und tragen Sie die betreffenden FiBu Konten aus Ihrer Kanzleisoftware in die Konten ein.

 

- Die Stammdaten der Personenkonten importieren Sie bitte ebenfalls umgehend beim  Einrichten eines neuen Mandanten, damit dieser, sobald er beginnt neue Belege zu erfassen, diese auch den richtigen Kreditoren/Debitoren zuordnet.

 

Bitte beachten Sie , dass es bei verschiedenen Mandanten unterschiedliche Einstellungen und Vorbereitungen für den sinnvollen Einsatz von FIBUscan notwendig machen.

Für eine weitere individuelle Anpassung sind die Zusatzmodule hilfreich

Arbeiten mehr als eine Person beim Mandanten mit dem Programm, empfehlen wir über die Zusatzmodule die Benutzerverwaltung und ggf. die Freigabefunktion zu aktivieren.

In jedem Fall, empfehlen wir das Backup Dokumente für jeden Mandanten. zum einen wird sichergestellt , dass von Anfang an alle Beleganhänge der Mandantschaft gespeichert sind,

und dass diese auch von ggf. in der Zukunft neu einzurichtenden Arbeitsplätzenimmer erreichbar sind,

und dass auch bei Wechsel der Hardware beim MAndanten alle Beleganhänge sicher gespeichert sind.

 

2. Saldenübertrag

Sofern die Mandantschaft den geschäftsbetrieb vor Bearbeitung per FIBUscan führt, liegen deren Kontensalden zum Stichtag vor, und sollten in FIBUscan erfasst werden, so dass die OPOS Liste der Finanzbuchhaltung und die ZV Liste am Stichtag überein stimmen, d.h. alle Lieferanten- und Kundenkonten den Saldo in gleicher Höhe ausweisen, und auch die kassen den gleichen Kassenbetrag aufweisen. Die Erfassung der Salden erfolgt vergleichbar der Erfassung neuer Belege,

 Die Banksalden werden per Erstabruf dargestellt.

 

3. Besonderheiten und Bearbeitungsabläufe

-Stimmen Sie mit der Mandantschaft ab, ob diese eine Kostenstellen- oder Kostenträgerrechnung (Projektabrechnung) führt.

-Stimmen Sie die Belegerfassung und Vorkontierung ab.

- Wie werden wiederkehrende Zahlungen behandelt. Die Empfehlung dazu ist die Erfassung als Wiederkehrende Posten in FIBUscan, um auch bei denen Die Zahlungsvorgänge nicht gegen Sachkonten sondern gegen Personen und die Personenkonten gegen die Sachkonten zu buchen.