Ablauf einer Arbeitssitzung
Diese Seite versteht sich als Vorschlag und ist von Mandant zu Mandant unterschiedlich zu gestalten.
Es werden die Schritte zur turnusmäßigen Bearbeitung beschrieben. Den Bearbeitungsturnus legen Sie nach betrieblicher Notwendigkeit und Zahlungsgewohnheiten fest.
Es wird empfohlen diesen Bearbeitungsablauf mindestens einmal monatlich vorzunehmen.
Das Vorgehen bei Beginn der Arbeit mit FIBUscan unterscheidet sich davon.
Insbesondere, wenn zu Beginn der Arbeit mit FIBUscan erst Vorzeiträume nacherfasst werden müssen. In diesem Fall sprechen Sie uns an zur Erarbeitung eines individuellen Anpassungsablaufes
Diese Darstellung betrifft auch nicht die Bearbeitung der Daten für den Onlinehandel. Diese Ablaufdarstellung finden Sie
hier.
Der programmtechnische Arbeitsablauf geht von folgenden Schritten aus:
1. Belegerfassung
Sie erfassen die noch nicht in FIBUscan vorliegenden Belege ...
- Ihrer Lieferanten, wie
hier und auf den folgenden Seiten dargestellt.
- Kontrollieren Sie bitte alle Quellen für den Rechnungseingang, einschließlich Posteingang und E-Mail Accounts des Unternehmens.
- Erfassen Sie alle Belege; geben Sie ggf. den Mitarbeitern, welche Rechnungen entgegen nehmen dürfen, Bescheid, dass die Belege bis zu einem festgelegten Zeitpunkt, vor Beginn Ihrer Bearbeitung Ihnen zur Verfügung stehen.
-Ihrer Kunden, stellen Sie sicher dass die Daten aus dem Warenwirtschafts-/Rechnungslegungssystem erfasst wurden und dass ansonsten die Rechnungen in der Faktura generiert wurden.
- Erfassen Sie alle Kassenbelege. Liegen Kassenzahlungen zu Rechnungen vor, die als Lieferanten-oder Kundenbeleg erfasst wurden, dann siehe
hier.
2. Bankbearbeitung
Sind alle Belege, erfasst, rufen Sie alle Bankkonten in FIBUscan ab. Rufen Sie alle Bankkonten mindestens einmal monatlich ab!
- Ordnen Sie alle Zahlvorgänge den betreffenden Rechnungen zu!
- Sofern kein betreffender Beleg vorliegt, ordnen Sie die Zahlung dem betreffenden Personenkonto (Kreditor oder Debitor) zu, sofern ein Beleg noch zu erfassen sein wird.
- Sofern es zur betreffenden Zahlung keinen Beleg gibt und auch nie geben wird (z.B. wiederkehrende Zahlungen, oder Kontogebühren), versehen Sie diese Bankposten mit einem Infotext für die Buchhaltung, und speichern Sie diesen Posten direkt.
Ziel ist es, dass nach Abschluss der Bankkontenbearbeitung bei aktivem Filter keine Bankposten mehr zu sehen sind!
Genauere Bearbeitung fzur BAnk finden Sie
hier und in den dann folgenden Kapiteln.
3. Erstellen des aktuellen Zahllauf
Da alle Belege erfasst sind, und alle aktuellen Bankposten zugeordnet sind liegt die aktuelle ZV_Liste zur Bearbeitung vor. Die genaueren Angaben zur ZV Bearbeitung finden Sie
hier.
- Legen Sie das Datum für den nächsten avisierten Zahllauf in der Bearbeitungszeile (unten) fest, und öffnen Sie die ZV Liste erneut.
FIBUscan schlägt nun anhand der vorliegenden Daten innerhalb der Rechnungen, der Zahlfristen in den Stammdaten und anhand des eingetragenen Datums in der Bearbeitungszeile den aktuellen Zahllauf als Vorschlag vor.
Es werden alle fälligen Zahlungen bis zum Vortag des eingetragenen kommenden Zahllauf angezeigt.
- Korrigieren Sie die Vorlage zur Zahlung, und führen Sie den Zahllauf durch.
Bei Zahlungseinzug ist der Vorgang in gleicher Weise in der Kunden-ZV vorzunehmen
4. Abschließende Bankbearbeitung
Gehen Sie noch einmal in das Bankkonto, von welchem aus Sie die Überweisungen vorgenommen haben, und rufen Sie die Kontendaten noch einmal ab.
Die vorliegenden Daten zum eben erfassten Zahllauf ordnen Sie bitte unmittelbar dem offenen ZV-Sammler zu.
HIermit ist Ihre Abreit für diesen Turnus (Tag; Woche,...)beendet!
Sofern keine weiteren Schritte im Rechnungsmanagement (Mahnungen oder dergleichen) vorzunehmen sind.
