Unternehmen, deren Buchhaltung/Steuerberatung nicht mit FIBUscan arbeiten, wird hiermit ermöglicht, die erfassten und digitalisierten Belege vollständig und per Datenübertragung dem Beraterbüro zur Verfügung zu stellen.
Nachdem die Daten per ausgefüllter Checkliste vom Beraterbüro an FIBUscan zurück gesendet wurden, und
- E-Mail Adresse des Beraterbüros,
- Name des Mitarbeiters
- Mandantennummer
- Beraternummer
in FIBUscan hinterlegt wurden, geht eine Information per Mail von FIBUscan mit den Zugangsdaten an das Beraterbüro.
Hier ein Beispiel:
Anhand dieser ist der Steuerberater über das FIBUDATA Webportal in der Lage, die Daten des Mandaten abzurufen.
Sollte später die Einrichtung mit der gleiche Mailadresse bei ein anderen Mandant durchgeführt werden, bekommt der Steuerberater nur eine Infomeldung, das Passwort ist gleich wie beim ersten.
Hier ein Beispiel:
Mit der Emailadresse und das gelieferte Passwort loggen Sie sich in der Beraterportal unter: https://fibudata.net/berater-portal/
Nach dem Login in der Berater Portal wählen Sie zuerst Ihr Mandant der Sie aktuell bearbeiten möchten.
(1) Den Exportzeitraum und Belegkreise auswählen: Hierzu stimmen Sie sich bitte mit dem Mandant bezüglich des Bearbeitungsstandes und einzuhaltender Fristen ab, dass zum einen die Belege alle eingegeben vorliegen und dass die Bankbewegung der betreffenden Bankkonten in Abrechnungsmonat möglichst vollständig den Belegen zugeordnet wurden, oder zumindest zur sachlichen Zuordnung zur Verfügung gestellt wurden.
Die Empfehlung ist den Zeitraum immer von Jahresbeginn bis Datum des nächsten Monatsabschlusses bzw. der nächsten abzugebenden USt.-VA zu wählen
(2) In Abhängigkeit vom genutzten FiBu Programm, der ausgewählten Schnittstelle und der Anzahl der zu übertragenden Datensätze werden die Belegkreise zum Export ausgewählt. Bitte achten Sie darauf, dass alle angezeigten Belegkreise zum Export für den Abrechnungszeitraum exportiert wurden.
(3) Sie können auch die Stammdaten exportieren - In Abhängigkeit vom genutzten FiBu Programm können die Stammdaten in der Datensätzedatei enthalten sein.
(4) Kontrollieren Sie bitte die eingestellte Schnittstelle, und passen Sie diese gegebenenfalls an, sofern ihr FIBU Programm die Daten der ausgewählten Schnittstelle nicht übernimmt.
(5) Das Häckchen beim "Vorläufe berüchsichtigen" bewirkt das alle schon exportierte Daten berücksichtigt werden und erneut exportiert werden, zB. im Falle eines Testexportes.
Im Regelfall muss das Häckchen deaktiviert werden, damit die bereits exportierten Datensätzte nicht nochmals exportiert werden.
(6) In Abhängigkeit vom genutzten FiBu Programm sollten Sie hier den Pfad in dem Sie die Belege nach der Export aus der ZIP-File extrahieren, bzw Ihr FIBUprogramm die Belege (PDF's, Txt-Files...) abruft.
(7) Starten Sie den Datenabruf aus FIBUscan für die in den ausgewählten Belegkreisen und den betreffenden Zeitraum. Achten Sie darauf, dass in den Kassenbuchugen und den Buchungen der Personenbelegkreise die Beleganhänge auch erfasst und zum Export bereitgestellt sind. Im Stapel sehen Sie die zu übertragenden Datensäze mit allen Buchungsrelevanten Informationen, einschließlich der Anzeige der Belegeanhänge. Bitte beachten Sie das in das Gegenkonto das Konto 9999 per default gespeichert wurde, dieses muss nachfolgend in Ihrer Finanzbuchhaltung noch bearbeitet werden.
(8) nach Aktivierung des Exportbutton werden die betreffenden Datensätze je nach betreffender Schnittstelle als Stapeldateien, Tabellen und/oder Zip-Dateien in den Download-Ordner Ihres PC gestellt, von wo aus Sie die Daten je nach genutztem FiBu-Programm für den Import noch entpacken oder verschieben sollten.
